Analisi e Consulenza

Le nuove normative nazionali ed europee in materia di innovazione tecnologica e le recenti direttive del governo sullo stesso tema impongono una rapida trasformazione nella gestione degli archivi e dei sistemi documentari, da sempre un settore trascurato delle amministrazioni pubbliche ancor più che nel settore privato. Secondo i nuovi indirizzi, le amministrazioni pubbliche si devono dotare di una serie di strumenti per la gestione elettronica dei flussi documentali. Crescente è l’esigenza di analizzare gli strumenti a disposizione nel campo specifico della gestione documentale e in quello della definizione dei modelli organizzativi.

L’introduzione diffusa di tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ITC) impone una revisione dell’esistente in termini di superamento delle criticità tradizionali con particolare riguardo agli strumenti di gestione e ai processi di lavoro. Il passaggio dalla gestione informatica dei documenti cartacei alla produzione di documenti elettronici richiede una riflessione puntuale sulla formazione e gestione dei nuovi complessi documentari. Tale passaggio è determinato da una complessa normativa, spesso superata dalle continue trasformazioni tecnologiche, la cui conoscenza è fondamentale per pianificare le linee evolutive da seguire.

È infatti grazie ad una accurata riflessione sul sistema documentario nel suo complesso che è possibile:

• gestire e controllare la sedimentazione dei documenti in sistemi ibridi;
• favorire un accesso ai documenti ampio ma rispettoso della privacy;
• contenere la proliferazione dei documenti (attraverso l’integrazione dello strumento di classificazione con il piano di fascicolazione e il piano di selezione dei documenti);
• garantire una maggiore trasparenza amministrativa attraverso meccanismi chiari di comunicazione dell’informazione ai cittadini;
• massimizzare il livello complessivo di efficienza attraverso l’individuazione delle attività inutili e ridondanti.

Indispensabile in tale fase è l’utilizzo di un sistema che garantisca il rispetto della normativa e della specificità dell’ente grazie ad una attenta consulenza archivistica ed informatica finalizzata alla razionalizzazione dei processi e al contenimento dei costi.

Il management aziendale per poter dare seguito ad un progetto interno dovrà verificare i ritorni dell’investimento che andrà ad affrontare. Inoltre la valutazione dovrà anche tenere in considerazione dell’impatto che in questo caso la razionalizzazione dei flussi documentali avrà sull’organizzazione.

Il progetto dovrà tenere conto delle possibili nuove procedure che saranno introdotte e all’inevitabile problema degli aumenti di carico di lavoro, alla necessità di fare formazione e anche delle possibili resistenze interne. Queste valutazioni, che spesso richiedono una grande esperienza maturata in progetti analoghi, sono informazioni obbligatorie necessarie per la redazione di un Business Plan di progetto.