3D Informatica fornisce per il settore sanitario due importanti soluzioni software che riguardano l’Accreditamento delle Strutture Sanitarie e la Gestione dei Crediti Formativi in Medicina (ECM)

Lo sviluppo di entrambe le soluzioni ha comportato una analisi dettagliata delle funzionalità, condotta in sinergia con gli esperti regionali e risponde quindi in pieno alle esigenze del personale della sanità regionale ed è aderente alle più recenti normative in materia.

Le soluzioni, sintetizzate di seguito, possono essere ottenute in modalità RIUSO GRATUITO come da D.L. 163.

A.Re.A (AUTORIZZAZIONE E ACCREDITAMENTO DELLE STRUTTURE SANITARIE, SOCIO-SANITARIE E SOCIALI)

A.re.A è un sistema che supporta e informatizza completamente i procedimenti di Autorizzazione e di Accreditamento delle Strutture Sanitarie, Socio-Sanitarie e Sociali, che erogano servizi ai cittadini da parte dell'amministrazione regionale.

Il software, oltre che snellire e facilitare le procedure in oggetto, realizza una base solida attraverso cui perseguire la “Qualità” per l’intero sistema regionale. I moduli software ideati si propongono infatti come un vero e proprio sistema di qualità, condiviso e operante al miglioramento continuo della stessa all'interno delle strutture sanitarie, socio-sanitarie e sociali operanti nel Veneto, sia pubbliche che private.

Il sistema guida e supporta per intero i procedimenti, e nell’ottica del raggiungimento della maggiore efficienza e certezza giuridica possibile, li collega con la gestione documentale della documentazione prodotta durante il loro svolgimento.

Le strutture richiedenti dispongono di una procedura online attraverso la quale vengono guidate nella predisposizione delle proprie domande di autorizzazione e di accreditamento: il sistema offre la possibilità non solo di preparare e di inviare all’autorità competente la propria domanda, ma anche di valutare il proprio livello, in base alla rispondenza ai requisiti regionali. Viene infatti gestita la fase di autovalutazione delle strutture, predispondendo in automatico, in base alla loro tipologia, le liste di requisiti ai quali deve essere fornita risposta ai fini della loro valutazione.

La presentazione della domanda avvia i diversi procedimenti di autorizzazione e/o accreditamento, che possono essere gestiti in maniera estremamente semplice, tramite il disegno di workflow procedimentali, che tracciano ogni azione compiuta e le relative tempistiche, permettendo agli operatori delle Direzioni regionali competenti di formulare le proprie valutazioni sulle domande presentate, accedendo contemporaneamente al fascicolo contenente la documentazione relativa alle strutture richiedenti.

Il fascicolo del procedimento, e le autovalutazioni presentate, possono essere condivise con i Verificatori incaricati di svolgere le verifiche sul campo. Gli stessi hanno a disposizione un apposito modulo attraverso il quale possono inserire le proprie valutazioni, confrontandole con quelle inviate dalle singole strutture, tramite l'utilizzo di una apposita app per tablet.

Il termine del procedimento, con il rilascio o il diniego dell’autorizzazione/accreditamento, viene effettuato con l’emanazione della delibera corrispondente, che viene inserita all’interno del fascicolo procedimentale.

Le informazioni relative alle strutture sanitarie, socio sanitarie e sociali autorizzate/accreditate, e idati relativi alla loro georeferenziazione, vengono pubblicate online su un apposito portale, per essere liberamente consultate dai cittadini e dagli utenti del sistema sanitario regionale.

1. ARCHITETTURA DEL SISTEMA

L’applicativo per la gestione dei procedimenti di autorizzazione e accreditamento delle strutture sanitarie, socio-sanitarie e sociali regionale è una web application scritta in Java, utilizzando il framework Spring MVC, e si compone di due moduli software:

  • Modulo gestionale, che permette di censire le entità del Sistema (Titolari, Unità di Offerta, Strutture fisiche, Sedi Operative), e consiste in un applicativo sviluppato in Java, basato su RDBMS (Oracle).
  • Modulo documentale, che permette di gestire la presentazione delle domande di Au/Ac e la documentazione costituita nello svolgimento dei procedimenti di Au/Ac, che consiste in un applicativo sviluppato in Java, che utilizza la piattaforma documentale eXtraWay. La gestione dei processi viene effettuata con BPM Bonita Open Solution, integrato con il sistema di gestione documentale.

L'applicativo si interfaccia con eXtraWay tramite webservice e con l’RDBMS tramite JPA.

2. MODULI DEL SISTEMA

Il progetto A.re.A. è stato suddiviso in diversi moduli applicativi, che comprendono tutte le funzionalità necessarie alla gestione dell’intero procedimento:

  • Censimento delle entità del sistema (UDO, UO, Strutture fisiche e sedi operative)
  • Gestione delle autovalutazioni
  • Compilazione della domanda
  • Smistamento della domanda
  • Gestione del flusso procedurale della domanda, che si conclude con l’emanazione della delibera
  • Gestione della fase di verifica
  • Pubblicazione online delle strutture autorizzate e accreditate per la Regione del Veneto

2.1 Censimento delle entità del sistema, gestione delle autovalutazioni e compilazione della domanda

La compilazione e l'invio della domanda avviene tramite apposite interfacce web disponibili per i richiedenti, con le quali possono gestire ogni tipologia di procedimento, inserendo i dati e i documenti richiesti.

Questa fase comprende la registrazione nel sistema della struttura richiedente e delle anagrafiche relative al Legale Rappresentante e alle sue persone interne (che possono essere successivamente indicate come responsabili delle risposte fornite ai requisiti di autovalutazione loro assegnati). La registrazione permette di ricevere gli account di accesso al sistema, che vengono rilasciati tramite email. Ogni persona ha differenti profili di accesso, e differenti diritti di visualizzazione e intervento.

Il Responsabile della presentazione della domanda ha la possibilità di inserire le Unità di Offerta per le quali si richiedono autorizzazioni/accreditamenti nel sistema, incardinandole all’interno delle rispettive Unità Organizzative; che, nel caso delle aziende sanitarie vengono acquisite direttamente dal sistema Regionale per la gestione delle Anagrafiche; mentre per i privati vengono inserite direttamente dai richiedenti, che hanno la possibilità di immettere i propri organigrammi.

Per ogni UDO vengono richieste una serie di informazioni descrittive (area di appartenenza, nome, tipologia, ubicazione fisica), sulla base delle quali vengono generati in automatico un codice univoco di identificazione e le liste di requisiti per l’autovalutazione, ai quali sono tenute a rispondere.

I requisiti sono generati in automatico per le singole UDO, ma anche per le UO (nel caso per esempio dei requisiti generali – strutturali o aziendali). I requisiti possono essere suddivisi per competenza fra le persone interne alla struttura richiedente (per le quali viene creato un apposito profilo di accesso); gli assegnatari hanno a disposizione apposite interfacce per la compilazione delle risposte da dare alle liste.

Un sistema di versioning permette di mantenere traccia di qualsiasi modifica effettuata e del responsabile della stessa: questa è sicuramente una delle basi che permette l’utilizzo del sistema come supporto attivo per il sistema di qualità interno ai richiedenti.

Oltre a questa funzionalità, la possibilità di linkare documenti ai requisiti o di collegare i requisiti fra loro, per specificare meglio le risposte fornite, e la possibilità di effettuare ricerche avanzate sulle risposte, permette di monitorare continuamente la qualità interna, evidenziando le criticità e le risposte da fornire.

Tutti i dati inseriti possono essere ricercati, ed esportati in file pdf, csv ed excel.

Punto di forza del progetto è il collegamento immediato tra la parte gestionale (informazioni anagrafiche e gestione delle Liste di Verifica per l’autovalutazione) e la parte documentale del procedimento: per ogni procedimento viene infatti creato in automatico un fascicolo archivistico, che contiene tutta la documentazione inserita in sede di compilazione della domanda, e che viene alimentato nel corso del procedimento. Il fascicolo informatico è condiviso tra le diverse Direzioni implicate nella valutazione e nella verifica dei requisiti, e tiene traccia di tutto l’iter del procedimento e dei documenti rilevanti ai fini del rilascio dell’accreditamento.

Per i privati soggetti al pagamento di una quota per la presentazione delle domande, viene calcolato in automatico l’importo della somma da corrispondere, sulla base delle delibere regionali in merito e sulla base delle UDO per le quali vengono richiesti i procedimenti. La domanda, una volta inviata, non è più modificabile nel back-office del richiedente. Ogni utente del sistema (sia regionale, sia comunale) ha il proprio profilo di accesso, comprensivo dei diritti di visibilità e di modifica sui procedimenti e sui documenti. La domanda inviata viene notificata e presa in carico dalla Segreteria Accreditamento.

2.2 Gestione del procedimento e della fase di verifica

Il procedimento viene gestito dalla Segreteria Accreditamento, che provvede a smistare le richieste alle Direzioni Regionali competenti, e a raccogliere le loro valutazioni. Segue poi la gestione della fase di verifica, tramite i verificatori (interni anche alle stesse ULSS), che, in seguito alla creazione della loro utenza, utilizzano l’applicativo per inserire le proprie liste di verifica e i documenti richiesti dalla procedura (programmazione visita, rapporto di verifica, relazione di rispondenza, prescrizioni), oltre che per consultare il fascicolo del procedimento e le liste di autovalutazione inserite dal richiedente.

Il sistema gestisce le comunicazioni intercorrenti fra il richiedente e la Segreteria, necessarie per lo svolgimento del procedimento stesso.

Il disegno dei workflow dei procedimenti viene gestito tramite il BPM Bonita, e può essere facilmente modificato in seguito a variazioni legislative.

Il software gestisce in automatico il calcolo delle scadenze, sia relative ai procedimenti in atto, sia relative alla durata dell’accreditamento (che può essere inserita manualmente dalla Segreteria). L’iter del procedimento si conclude con il rilascio o il diniego dell’autorizzazione/accreditamento, e con la produzione della relativa delibera. Il sistema gestisce anche i successivi rinnovi o le eventuali sospensioni o revoche. Tutta la documentazione prodotta nello svolgersi del procedimento viene inserita nel relativo fascicolo archivistico, attraverso il quale può essere ricostruito l’iter e l’esito dello stesso.

2.3 Pubblicazione on-line delle strutture autorizzate / accreditate

Le informazioni relative alle strutture sanitarie, socio-sanitarie e sociali regionali autorizzate all’esercizio o accreditate vengono pubblicate online su un apposito sito web, linkato sul Portale regionale, sul quale sono ricercabili dai cittadini secondo varie chiavi di ricerca, per offrire agli utenti informazioni precise e puntuali sui servizi offerti e sulla loro ubicazione, fornendo la loro georeferenziate.

MODULI DEL SISTEMA

COMPILAZIONE DOMANDA

  • ISCRIZIONE AL SISTEMA
  • GESTIONE DEL'ORGANIGRAMMA
  • REGISTRAZIONE UO, UDO, STRUTTURE, SEDI OPERATIVE
  • GESTIONE DOCUMENTALE DEL FASCICOLO DEL PROCEDIMENTO
  • BACCHECA SEGRETERIA ACCREDITAMENTO REGIONALE
  • REGISTRAZIONE ANAGRAFICHE E PROFILAZIONE DIRITTI UTENTI
  • Generazione automatica delle Liste di Verifica dei requisiti per ogni UDO
  • Stampa del documento “Lista di Verifica”
  • Generazione form di risposta alle Liste di Verifica dei requisiti
  • Bacheca richiedente per controllo domande
  • Versioning/lavoro collaborativo sull’autovalutazione
  • Evidenze dei requisiti delle autovalutazioni
  • Creazione documento digitale “Lista di Verifica”
  • Funzionalità di ricerca e reportistica sulle autovalutazioni

PROCEDIMENTO AU/AC

  • Ricevimento domanda, assegnazione e presa in carico della Segreteria Accreditamento/Direzioni Competenti
  • Richiesta di integrazioni e modificabilità di sezioni della domanda
  • Procedimenti di autorizzazione e accreditamento
  • Back office per la configurazione dei requisiti da parte della Regione
  • Modulo admin per la generazione di liste di verifica
  • Modulo per il confronto tra ultima domanda e nuova domanda
  • Calcolo oneri di pagamento sulla base delle UDO inserite nella domanda

INTEGRAZIONI

  • Integrazione con il Protocollo Regionale
  • Integrazione con Applicativo Anagrafiche regionale
  • Firma Digitale
  • Integrazione con Applicativo Atti Aziendali
  • Integrazione con CAS
  • integrazione con applicativo per la gestione dei codici ministeriali

PUBBLICAZIONE STRUTTURE AU/AC e MRA

  • Pubblicazione online strutture accreditate/autorizzate
  • gestione indicatori, estrazioni dati nel formato ministeriale, invio automatico dei dati

GESTIONE VERIFICHE E VERIFICATORI

  • Anagrafica e profilazione dei diritti dei Verificatori
  • Assegnazione domande ai Verificatori
  • Creazione automatica del verbale di verifica
  • Visita di Verifica
  • Applicazione per tablet

E-LEARNING

  • Moduli di e-learning

E.C.M.

Sistema documentale di gestione dell'Educazione Continua in Medicina

IL CONTESTO

Il Sistema per l'Educazione Continua in Medicina (ECM) è disciplinato dall'Accordo Stato-Regioni del 19 Aprile 2012, “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina”, (rep. 101/CSR).

Il suo obiettivo è quello di monitorare e controllare l'aggiornamento professionale degli operatori della sanità; viene diretto e coordinato a livello regionale dai Centri Regionali di Riferimento per l'ECM; integrati a loro volta con il Sistema ECM Nazionale, che si occupa di fornire linee guida e indirizzi comuni.

Il software ideato dalla 3D Informatica è in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie per la gestione delle attività complesse svolte dagli attori che interagiscono con il sistema, ovvero la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali.

LA SOLUZIONE

Il sistema è stato suddiviso in diverse parti; ogni parte è costituita da moduli software, di cui sono dettagliate di seguito le principali caratteristiche.

PROVIDER

  • Flusso di accreditamento Provvisorio e Standard dei Provider ECM
  • Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi all’accreditamento)
  • Anagrafica dei Provider
  • Bacheca personale del Provider (permette l'accesso alla procedura di accreditamento, l' accesso al fascicolo, le comunicazioni con la segreteria ECM)
  • Bacheca di gestione e controllo degli accreditamenti della Segreteria ECM (permette il controllo del flusso degli accreditamenti, le comunicazioni con i Provider)

EVENTI E PROGETTI DI FORMAZIONE

  • Accreditamento eventi di Formazione Residenziale
  • Accreditamento progetti di Formazione sul Campo
  • Accreditamento eventi di Formazione a Distanza
  • Fascicolo del Provider (contiene i documenti relativi agli accreditamenti degli eventi)
  • Bacheca gestionale della Segreteria ECM
  • Bacheca di gestione dei Provider (per accreditamento eventi)

SISTEMA DOCUMENTALE

  • Sistema di gestione documentale (Fascicoli Professionisti, Provider, Gestionali)
  • Area personale per Comunicazioni fra Provider/Segreteria ECM
  • Integrazione con Protocollo, PEC e Firma Digitale
  • Fascicolo del Professionista
  • Gestione degli Attestati di partecipazione ai corsi ECM
  • Invio in conservazione dei documenti e degli attestati di partecipazione

ANAGRAFICA

  • Anagrafica (Provider, Professionisti, Docenti, Tutor, Responsabili segreteria)

PORTALE

  • Portale informativo
  • Albo Regionale dei Provider ECM
  • Catalogo Regionale delle attività ECM

GESTIONE ORGANISMI DELIBERATIVI E CONSULTIVI ECM

  • Organismi consultivi e deliberativi ECM
  • Violazioni dei Provider

I VANTAGGI

Il sistema permette di gestire in maniera integrata tutte le attività svolte dalla Segreteria ECM, offrendo un unico punto di accesso ai procedimenti e ai documenti gestiti. Il documentale, posto alla base del sistema, fornisce un bacino informativo completo e dettagliato su tutte le attività svolte, garantendo un rapido recupero delle informazioni disponibili sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.

L'applicativo è estremamente flessibile; ogni modifica effettuata sui procedimenti (per esempio a causa di eventuali adeguamenti normativi) potrà essere adattata in maniera estremamente semplice nel software già esistente, ridisegnando velocemente i flussi configurati.

Il sistema offre un valido supporto per valutare la qualità complessiva della formazione offerta, e tiene traccia di ogni comunicazione e attività intercorsa fra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari; mappando in modo certo i procedimenti e rendendo estremamente efficiente ed efficace la loro gestione.

LA CARATTERISTICHE

ACCREDITAMENTO DEI PROVIDER

Il sistema gestisce l’iter di accreditamento Provvisorio e Standard dei soggetti pubblici e privati che vogliono accreditarsi come Provider, per organizzare eventi relativi alla Formazione Continua in Medicina. L’accreditamento è un flusso di operazioni strutturate, per le quali ogni utente può effettuare le proprie attività, portando a completamento i processi nei quali è coinvolto. I soggetti richiedenti possono registrarsi, creare il proprio account, compilare la domanda di accreditamento, allegando la documentazione richiesta, e presentarla alla Segreteria ECM.

Il sistema calcola in automatico le scadenze relative ai procedimenti di accreditamento, inviandone opportuna comunicazione agli attori coinvolti, e la quota di iscrizione annuale, che deve essere corrisposta dal Provider per concludere l’iter di accreditamento, e per sbloccare l’accesso alle funzionalità di accreditamento degli eventi.

La comunicazione relativa all’avvenuto pagamento viene recepita in maniera automatica dall’applicativo, che è integrato con il sistema di pagamento regionale. Il Provider riceve tramite il sistema notifiche relative a tutto l’iter di presentazione della propria domanda, e agli esiti della stessa, in base alle verifiche e alle approvazioni svolte dalla Segreteria ECM.

Il sistema permette di evidenziare le varie fasi del procedimento di accreditamento, le scadenze previste e gli “stati” del Provider, collegando lo stesso alla documentazione prodotta (conservata nel sistema documentale) sia dai Provider sia dalla Segreteria ECM. Ogni procedimento viene salvato nel sistema come un'unità informativa in formato XML, in modo tale che il procedimento e il suo iter siano sempre ricercabili e ricostruibili, per qualsiasi esigenza di controllo e monitoraggio degli stessi. Sarà possibile ricercare tramite una apposita maschera di ricerca le pratiche in base allo stato in cui si trovano, così da poter controllare in ogni momento lo sviluppo delle attività.

FASCICOLO DEL PROVIDER - ACCREDITAMENTO

Il fascicolo archivistico informatizzato del Provider è stato pensato per contenere la documentazione fornita all'ECM nel procedimento di accreditamento del Provider, e successivamente quella prodotta in fase di accreditamento dei singoli corsi.

Il fascicolo non è solamente un “contenitore” per la sedimentazione della documentazione, ma diventa strumento attivo per la gestione dei procedimenti e della relativa documentazione prodotta: è organizzato infatti secondo una spiccata integrazione con i procedimenti, per il raggiungimento di una massima efficienza e automatizzazione dei servizi, ma con le garanzie offerte dall'utilizzo di un fascicolo archivistico e da una corretta sedimentazione della documentazione prodotta a sostegno e durante i procedimenti.

Questo risultato è raggiunto organizzando il fascicolo in sotto-fascicoli: ogni sotto-fascicolo contiene la documentazione ordinata relativa all'accreditamento (provvisorio, standard) e alle eventuali violazioni e/o comunicazioni relative agli stessi; altre parti sono invece specificatamente dedicate all'accreditamento dei vari corsi organizzati. Si può così definire il fascicolo del Provider come un fascicolo archivistico organizzato per persona giuridica: i documenti contenuti al suo interno appartengono a diversi procedimenti amministrativi/attività, ma sono legati da un vincolo archivistico interno, relativo appunto alla persona giuridica al quale lo stesso è intestato.

Ogni Provider può dunque consultare il proprio fascicolo, inserendo e/o modificando le informazioni in esso contenute.

Il fascicolo è organizzato in diverse sezioni:

  • dati relativi al Provider (per esempio nome, codice, tipologia di organizzazione, etc.);
  • vaschette relative ai documenti contenuti nel fascicolo dei Provider: corsi organizzati, accreditamenti provvisori e standard, comunicazioni, etc.;
  • funzionalità di ricerca globale o avanzata (per esempio secondo le tipologie documentali inserite).

Cliccando sulla vaschetta che interessa, è possibile visualizzare le liste dei documenti e i documenti in originale inseriti nel sistema documentale.

ANAGRAFICA DEI PROVIDER

Il sistema gestisce l’anagrafica dei Provider, con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione delle schede anagrafiche in base ai diritti dell'utente sulle stesse. L’anagrafica sviluppata è di tipo relazionale; ogni entità è contrassegnata da un ID univoco.

BACHECA PERSONALE DEL PROVIDER

Ogni Provider ha a disposizione una bacheca personale, nella quale può visualizzare i propri dati amministrativi, modificare la password di accesso, ricevere nuovamente la mail con le proprie credenziali, presentare la relazione annuale finale, e controllare il procedimento di accreditamento in ogni fase, integrando se necessario la documentazione richiesta.

Dalla stessa bacheca è possibile accedere alla cosultazione del proprio fascicolo, e inviare e ricevere comunicazioni di qualsiasi tipo con la Segreteria ECM.

La bacheca permette inoltre di accedere alla propria area di accreditamento eventi; dalla quale sarà possibile inserirne di nuovi oppure recuperarli dal Piano Formativo Annuale, dettagliandoli ulteriormente durante la fase di accreditamento.

BACHECA DI GESTIONE E CONTROLLO DEGLI ACCREDITAMENTI DELLA SEGRETERIA ECM

La Segreteria ECM ha a disposizione una bacheca gestionale, dalla quale può monitorare i procedimenti di accreditamento e intervenire sugli stessi quando necessario. La Segreteria può modificare e intervenire su tutti i procedimenti in atto. Nella bacheca compaiono tutte le informazioni necessarie alla gestione degli accreditamenti, e in un apposita area è possibile accedere al modulo che permette di inviare comunicazioni di ogni tipo ai Provider interessati.

ACCREDITAMENTO DEGLI EVENTI

FORMAZIONE RESIDENZIALE, SUL CAMPO, A DISTANZA

I Provider accreditati dall’ECM, secondo la procedura precedentemente descritta, hanno la possibilità di accedere alle funzioni di gestione e di accreditamento degli eventi. Ogni tipologia di evento (Formazione Residenziale, Formazione sul Campo, Formazione a Distanza) ha il suo specifico flusso di accreditamento, gestito tramite apposite procedure sviluppate.

Ogni accreditamento degli eventi termina con il pagamento della quota dovuta (calcolo e acquisizione automatica dei dati relativi al pagamento) e, in seguito al suo svolgimento, con la generazione degli Attestati di Partecipazione dei Professionisti partecipanti, che, originati sulla base del file Xml del Co.Ge.A.P.S., e poi firmati digitalmente, vengono inseriti all’interno dei fascicoli dei Professionisti, incrementando il calcolo automatico dei crediti da questi maturati. Gli Eventi saranno accreditati direttamente dai Provider che hanno ricevuto un accreditamento di tipo Provvisorio (e successivamente un accreditamento di tipo Standard); mentre i Provider (di nuova istituzione) che hanno ricevuto un accreditamento di tipo provvisorio con tutoraggio avranno la possibilità di inserire gli eventi, ma gli stessi saranno accreditati dalla Segreteria ECM, che avrà a disposizione un apposito cruscotto dal quale controllare (e dal quale eventualmente modificare) l’iter di tutti gli eventi in accreditamento/accreditati/svolti/da svolgere.

Sono utilizzati algoritmi specifici per il calcolo del numero dei crediti maturati da ogni singolo evento, in base agli specifici parametri inseriti per ogni specifico campo. I Provider hanno accesso alle procedure di accreditamento delle diverse tipologie di eventi dalla propria area personale. Le tipologie proposte sono selezionate per ogni singolo Provider sulla base di quanto dichiarato in fase di accreditamento. Lo stato di un evento è visibile e ricercabile in ogni fase del suo iter di accreditamento.

BACHECA GESTIONALE DELLA SEGRETERIA ECM

Dall'apposita bacheca, la Segreteria ECM può controllare gli accreditamenti di tutti gli eventi da parte dei Provider, monitorando il loro inserimento ed intervenendo dove necessario.

BACHECA GESTIONALE DEI PROVIDER

Dall'apposita bacheca, i Provider possono gestire l'iter di accreditamento dei singoli eventi, dalla loro registrazione (inserimento dei dati relativi all'evento) fino alle procedure finali (inserimento dei file XML relativi alla partecipazione agli eventi) e al pagamento della quota richiesta.

AREA PER LE COMUNICAZIONI

Il modulo permette l'invio e l'archiviazione di comunicazioni, anche per gruppi di anagrafiche, che vengono in questo modo tracciate dal sistema e inserite nei rispettivi fascicoli.

INTEGRAZIONE CON PROTOCOLLO, PEC E FIRMA DIGITALE

Il sistema permette di inviare comunicazioni ufficiali, firmate digitalmente all'interno dello stesso, e inviate tramite Posta Elettronica Certificata ai destinatari, tramite l'integrazione con il protocollo informatico regionale.

 

FASCICOLO DEL PROFESSIONISTA

Il fascicolo archivistico informatizzato del professionista della salute è stato pensato per contenere la documentazione prodotta in relazione alla formazione continua del professionista. Consultando il fascicolo diventa possibile ricostruire e verificare, tramite la documentazione correttamente sedimentata nello stesso, il percorso formativo del professionista. Nel fascicolo infatti confluiscono tutte le informazioni relative ai corsi formativi effettuati, il numero dei crediti acquisiti, le domande d’iscrizione ai corsi, le certificazioni necessarie, e tutta la documentazione prodotta e necessaria per lo svolgimento del processo di formazione. In particolar modo in questo fascicolo confluiscono gli attestati di partecipazione ai corsi ECM frequentati, che diventano documenti informatici validi a tutti gli effetti di legge, tramite l'apposizione sugli stessi della firma digitale e il loro invio in conservazione in un sistema a norma. Gli attestati saranno automaticamente acquisiti dal sistema documentale e poi validati dai Provider con l'apposizione di firma digitale remota.

GESTIONE DEGLI ATTESTATI DI PARTECIPAZIONE

Il sistema gestisce in automatico la produzione degli attestati di partecipazione agli eventi formativi, in base al file XML contenente i dati relativi, che viene caricato dai Provider nel sistema al termine degli eventi stessi: sulla base di questo vengono generati gli attestati di partecipazione in PDF, firmati digitalmente in modalità remota e così forniti ai professionisti. In particolar modo, gli attestati sono registrati in un apposito repertorio annuale, che conferisce agli stessi un numero progressivo univoco, sulla base del quale il singolo professionista è in grado di richiedere e recuperare eventualmente il documento in originale, tramite il proprio ordine professionale.

Gli attestati così formati potranno poi essere inviati al servizio di conservazione della Regione. La loro gestione è dunque strettamente correlata con il sistema di gestione documentale. Gli attestati sono inseriti nel relativo fascicolo del Professionista, per tenere traccia in maniera automatica del numero di crediti maturati annualmente dallo stesso (indicati in un apposito campo descrittivo del fascicolo stesso).

INVIO NEL SISTEMA REGIONALE DI CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DEGLI ATTESTATI DI PARTECIPAZIONE

Il sistema documentale è strettamente integrato con il sistema regionale di conservazione a norma dei documenti. In questo modo gli attestati di partecipazione ai corsi potranno essere inviati al servizio di conservazione in maniera totalmente automatica, garantendo la loro conservazione e il mantenimento della loro integrità nel corso del tempo. La possibilità di inviare in conservazione tipologie documentali permette di estendere gli invii a tutti i documenti conservati nel sistema documentale dell'ECM. L'invio in conservazione è totalmente automatico, e viene effettuato impostando scadenze e modalità di invio, monitorandone ogni fase, grazie alla produzione di apposita reportistica.

ANAGRAFE

Il sistema permetterà di gestire le anagrafiche dei Provider, dei Professionisti, dei Docenti, dei Garanti e di tutti i soggetti con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione in base ai diritti dell'utente sulle stesse. L’anagrafica sviluppata sarà di tipo relazionale; ogni entità è contrassegnata da un ID univoco. Le anagrafiche sono strettamente correlate con la gestione documentale: in ogni documento viene riportato, tramite un riferimento interno, l’intera anagrafica dell’interessato, così da mantenere una perfetta integrità e auto consistenza del documento. Eventuali campi descrittivi per soggetti particolari potranno essere inseriti senza problemi, grazie a tabelle collegate che permetteranno di inserire metadati particolari per la descrizione. Le anagrafiche potranno essere integrate e riutilizzate in contesti diversi, in particolare quelle relative ai professionisti, tenute rispettivamente dalla Regione ma anche da Ordini, Collegi e Associazioni professionali e quelle relative agli organizzatori di formazione.

Il sistema permette di creare dei gruppi di anagrafiche, anche con tipologie di soggetti diversi, per l'invio di comunicazioni massive.

PORTALE INFORMATIVO

Il Portale ECM, oltre ad essere il sito di riferimento per la comunicazione delle attività svolte dal Centro per l’educazione continua in medicina, rappresenta il punto di accesso privilegiato alle funzionalità offerte dal Sistema, per tutti gli attori interessati (sia interni che esterni): la Segreteria ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini e i Collegi Professionali. In particolar modo, il Portale offre come funzioni generali:

  • Un area per l’accesso alla documentazione e alle informazioni, relative all’ECM e alle sue funzioni (Normative, News, Faq, etc);
  • Un area per la registrazione nel sistema e l’accesso alle procedure gestite (Accreditamento Provider; Accreditamento Eventi di Formazione Residenziale; Accreditamento Progetti di Formazione sul campo; Accreditamento Progetti di Formazione a Distanza); oltre che a tutti i manuali tecnici specifici;
  • Un area per l’accesso al Sistema Documentale (per esempio per gli Ordini o i Collegi Professionali, per la consultazione dei fascicoli dei loro iscritti);
  • Un area per l’accesso al Catalogo Regionale delle attività ECM accreditate dalla Regione; all’Albo Regionale dei Provider ECM; alla bacheca e al calendario degli Eventi Formativi, consultabili da parte dei Professionisti.

ALBO REGIONALE DEI PROVIDER

Il sistema permette alla Segreteria ECM di gestire e di aggiornare in automatico l'albo regionale dei Provider, che saranno distinti in base alla tipologia di accreditamento ricevuto. L’albo viene aggiornato in automatico, non appena un Provider risulta accreditato. L’Albo permette di tenere traccia dei dati amministrativi dei Provider accreditati e delle attività da questi svolte.

CATALOGO REGIONALE DELLE ATTIVIA' ECM

Tutti gli eventi accreditati dai Provider verranno automaticamente inseriti all’interno del Catalogo Regionale delle attività ECM. Questo consiste in una bacheca, in cui è possibile ricercare e consultare gli eventi accreditati. Tramite il calendario, è possibile consultare la descrizione completa degli eventi e scaricare il programma inserito dal Provider in sede di accreditamento e/o ricercare gli eventi da svolgersi o già svolti. La ricerca degli eventi può essere effettuata secondo le seguenti chiavi: periodo di svolgimento, parola chiave, luogo di svolgimento, professioni coinvolte, numero di crediti ECM maturati dal progetto/evento, valore della quota di iscrizione, nome del Provider.

GESTIONE DEGLI ORGANISMI CONSULTIVI E DELIBERATIVI

L'ECM può gestire i propri Organismi consultivi e deliberativi tramite l'apposito modulo del sistema, che permette di inserire ordini del giorno consultabili da tutti i membri, di inviare comunicazioni riguardo alle tematiche trattate, e di concedere la visibilità sulla documentazione relativa alle sedute e alle decisioni prese dagli organi.

VIOLAZIONE DEI PROVIDER

L' ECM ha la possibilità di gestire le violazioni dei Provider in caso di inadempienze degli stessi. Il sistema permetterà di inviare le ammonizioni, e le revoche, temporanee o definitive, degli accreditamenti dei Provider; permettendo di interrompere l’accreditamento degli eventi in base alle necessità; in collegamento anche con la gestione dei pagamenti delle quote annuali e delle quote per gli eventi (se i Provider non sono in regola, potranno essere temporaneamente bloccati finché non provvederanno ad eseguire i pagamenti dovuti).