Docway

Docway Xml è una soluzione completa, configurabile e personalizzabile dotata di numerosi moduli integrati che vi permetteranno di gestire tutto il ciclo di vita documentale, supportare e automatizzare i processi interni e/o verso l’esterno.

Progettato nel rispetto delle più aggiornate norme archivistiche informatiche, l’ambiente unitario messo a disposizione copre tutte le funzionalità richieste da un vero e proprio sistema di knowledge management, un document management, un protocollo informatico, un workflow management, un record management compatibile con le regole europee MoReq2, un content management e un folder management.

Moduli di gestione della corrispondenza elettronica, compreso le PEC, moduli per l’interfacciamento con i CMS per il web e i sistemi di conservazione a norma e moduli per la gestione dei media, ne completano il quadro funzionale.

CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO

Sugli ARCHIVI

  • protocollazione automatica di file segnatura.xml, come previsto dalla Circolare CNIPA (ex AIPA n° 28 del 07/05/2001), con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre e watermark (PDF/A);
  • organizzazione dei documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca nel breve-lungo periodo più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi;
  • fascicolazione: realizzazione di un collegamento (e sua consultazione) tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti interamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;

Sui DOCUMENTI

  • firma digitale e firma digitale remota;
  • massima flessibilità nel trattare tipologie di documenti eterogenee, strutturate e non strutturate;
  • ricerca con combinazioni degli attributi e proprietà dei documenti, collegate tramite operatori logici e/o sulla base del contenuto documentale indicizzato;

MODULI DOCWAY

fatturaPA

Il modulo FatturaPA è stato ideato per essere utilizzato sia da Pubbliche Amministrazioni che dai fornitori della stessa, in quanto adibito a gestire l’intero processo della fatturazione elettronica: infatti il modulo FatturaPA gestisce sia il ciclo passivo (ricezione delle fattre PA) che il ciclo attivo (emissione della fatturaPA e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio).
Il nuovo approccio di 3D Informatica verso le necessità di integrazione tra le applicazioni documentali è rappresentato dalla realizzazione di uno specifico strato applicativo che consente due modalità distinte di fruizione del modulo:

  1. ACCESSO DIRETTO AL MODULO: attraverso tale modalità è pertanto possibile utilizzare Il modulo FatturaPA in modalità indipendente dal sistema di gestione documentale completo Docway® XML, grazie all’accesso diretto alla singola applicazione/funzione ma con possibilità di integrazione a basso costo.
  2. INTEGRAZIONE CON DOCWAY® XML: Consente l’utilizzo del modulo all’interno del sistema di gestione documentale Docway® XML
mail

L’archiviatore automatico di DOCWAY®4RE non deve essere visto come un completamento del sistema di posta elettronica già in essere, bensì come fondamentale risorsa d’Archivio e Gestione Documentale.
Il modulo si occupa di monitorare le caselle mail e PEC aziendali e di realizzare una registrazione automatica delle mail e degli allegati digitali, ai fini di una corretta formazione dell’Archivio documentale, secondo modelli definibili dall’utente.
Ogni mail/PEC viene così trasformata in un “documento vero” su DOCWAY®4RE, immediatamente disponibile e correttamente registrato in Archivio. Il documento può essere registrato in bozza, ovvero può essere automaticamente protocollato – se necessario – così come può essere automaticamente classificato, fascicolato ed assegnato all’interno della Struttura Organizzativa.
Per ogni casella mail/PEC gestita dall’archiviatore è possibile definire il corrispondente processo d’Archivio e di distribuzione; così come è possibile la gestione illimitata di caselle mail/PEC per ogni Ente o AOO.

customform

IL modulo integrato in Docway®4 denominato Campi Custom permette agli utenti di definire delle nuove tipologie documentali e/o di personalizzare le proprie ricerche. Campi custom è un vero e proprio generatore di form e applicazioni documentali con tutte le tipiche funzioni applicabili a tali campi.

E’ possibile definire quindi maschere e campi personalizzati su determinate tipologie documentali e sui fascicoli, che si pongono in aggiunta ai metadati obbligatori di protocollo. Questi campi sono facilmente configurabili da un apposito file XML presente nell’installazione di Docway®4. I documenti con campi custom possono essere anche inseriti all’interno di repertori specifici.

deposito

Docway® Deposito permette la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei e digitali prodotti da un soggetto pubblico o privato, durante lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali non più destinati alla trattazione degli affari correnti, sebbene destinati alla conservazione permanente.
Docway® Deposito risolve prioritariamente l’esigenza di una corretta descrizione archivistica dei fascicoli e documenti cartacei ed elettronici; la descrizione archivistica dei fascicoli destinati all’archivio di deposito, prevede la valorizzazione di un insieme di informazioni relative alla provenienza, alla consistenza, al condizionamento, alla collocazione fisica nell’archivio di deposito nonché le necessarie informazioni di trasferimento del fascicolo a deposito e le richieste di presa visione.
Docway® Deposito mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie a descrivere il processo che parte dalla chiusura o archiviazione di un fascicolo nell’archivio corrente e termina nell’archivio di deposito, dove il materiale documentale può essere sottoposto alle operazioni di selezione e scarto.

albo

Il modulo albo on-line per la pubblicazione di repertori sul web è suddiviso in due diversi applicativi:
modulo web
modulo admin

Il concetto di base dell’applicazione è costituito da un oggetto definito “pubblicazione”, che è sostanzialmente un record xml nel quale vengono salvate tutte le impostazioni e configurazioni relative alla pubblicazione di uno specifico repertorio che vengono definite dall’amministratore.

Nell’applicazione il record della pubblicazione viene trattato alla stregua di un documento di Docway, pertanto si ha la possibilità di inserire/modificare i campi che lo descrivono; tali campi servono per definire le differenti configurazioni relativa alla pubblicazione come, ad esempio, il repertorio da pubblicare, i dati del repertorio da visualizzare, la presenza del diritto all’oblio e altri campi definiti in seguito.

Questo tipo di record viene utilizzato per interfacciarsi con l’archivio documentale Docway® per ottenere i dati dei repertori da pubblicare secondo quanto definito al suo interno.

delibere

Docway delibere permette la gestione integrata e completa dei procedimenti amministrativi, dall’istruttoria alla pubblicazione delle delibere. Attraverso questo modulo vengono predisposti e monitorati i flussi documentali per la presentazione delle proposte di delibera e delle comunicazioni/informative, per i diversi organi collegiali, da parte delle strutture dell’Amministrazione.

I flussi documentali sono gestiti dal motore di document workflow che, integrato con la posta elettronica, controlla gli attori del processo e le azioni consentite. Una volta terminato il flusso di perfezionamento delle proposte, si prosegue con l’attività di competenza della segreteria degli Organi Collegiali, di preparazione dell’ordine del giorno, delle convocazioni, del verbale della seduta e dell’emanazione delle delibere.

workflow

Con la versione DOCWAY®4RE è stata integrata la componente applicativa dedicata al WorkFlow BONITA WORKFLOW.
BONITA WF permette di definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, combinando un innovativo studio di design di processo, un potente motore di BPM e di una interfaccia utente rivoluzionaria per la sua intuitività. Sono stati realizzati tutti i connettori applicativi tra DOCWAY®4RE  -> BONITA e necessari al completo controllo di un workflow documentale (documenti e fascicoli): semplici flussi di revisione e approvazione, processi aziendali complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità.

I procedimenti aziendali possono essere collegati a temporizzatori, che calcolano in automatico le tempistiche impostate per il procedimento, e allertano gli utenti nel caso in cui il procedimento sia in scadenza.

Bonita offre un designer grafico per la configurazione dei flussi, che possono poi essere importati (nel formato nativo di Bonita) all’interno di Docway tramite un’apposita interfaccia applicativa.

Perchè scegliere un software di gestione documentale? Scarica la brochure DocWay4 RE
Vuoi capire come la gestione documentale può aiutare la tua organizzazione? Vuoi migliorare e rendere più efficienti i servizi ed i processi aziendali? Hai bisogno di adeguare i tuoi sistemi documentali alla normativa?
DocWay4 RE logo
Di cosa ci occupiamo?
L'azienda è specializzata in software di gestione documentale, record e workflow management e processi di dematerializzazione degli archivi.
  • Gestione documentale
  • Conservazione sostitutiva
  • Fatturazione elettronica
  • Dematerializzazione archivi
  • Catalogazione beni culturali
  • Sistemi di ricerca dei record
Iscriviti alla nostra newsletter per rimanere aggiornato su prodotti, funzionalità e nuovi progetti
* i tuoi dati verranno trattati per l'invio delle newsletter, nel rispetto della privacy e mai condivisi con soggetti terzi || Privacy Policy
Sei pronto per la conservazione digitale?
L’archiviazione e la conservazione legale, forma di risparmio sia diretta con il minor impiego di carta e spazi, che indiretta attraverso l'impiego di minor tempo nello svolgimento dell'attività, e maggiore efficienza. Chiedici come affrontare questa sfida!
Le tue informazioni non verranno in alcun modo condivise con terze parti.

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo. Cookie policy

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi