Da anni a fianco delle Imprese per la digitalizzazione del flusso documentale aziendale
La soluzioni per la gestione documentale integrata di 3d Informatica offrono una soluzione ideale per le aziende che desiderano ottimizzare e efficientare tutti i processi legati alla gestione di dati e documenti.
Le nostre numerose soluzioni consentono infatti di digitalizzare e migliorare efficacemente le operazioni aziendali, indipendentemente dal settore di mercato o dalla complessità dell’organizzazione aziendale. Per aumentare l’efficienza delle operazioni interne e promuovere una rapida circolazione delle informazioni, è infatti necessario superare i limiti della semplice archiviazione e considerare un Sistema di Gestione Documentale Integrata.
La gestione documentale consente di salvare, gestire e tracciare documenti, sia in formato digitale che cartaceo, utilizzando soluzioni informatiche avanzate. Le funzioni di ricerca innovative considerano la cronologia dei documenti, tracciando versioni e allegati e integrandoli in database documentali con strumenti di produttività e gestione. Il processo cronologico del documento viene rispettato in ogni fase, dalla creazione all’archiviazione, includendo passaggi come la classificazione, la protocollazione, l’approvazione, la firma, la definizione dello stato e l’autorizzazione degli accessi.
DOCWAY®, l’innovativa soluzione modulare di 3D informatica per la gestione documentale integrata, garantisce i più alti livelli di efficienza e sicurezza, ed è personalizzabile in base alle specifiche esigenze dell’organizzazione aziendale.
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I benefici della gestione documentale integrata per la tua azienda
Non è solo la mera necessità normativa a indirizzare sempre più aziende verso la scelta di implementare un sistema di gestione documentale informatica. Numerosi sono infatti i vantaggi organizzativi che derivano da questa scelta, come ad esempio la possibilità di rendere i documenti accessibili ai membri di un gruppo di lavoro, evitando gli inconvenienti degli scambi, delle duplicazioni e dei prestiti, ed efficientando la distribuzione del lavoro.
La forte crescita del volume di informazioni prodotto all’interno delle organizzazioni aziendali e la sempre maggiore necessità di protezione dei dati, rende ormai indispensabile una gestione strategica per migliorare la conservazione e l’accessibilità dei documenti, con la possibilità di limitarne la consultazione solo agli utenti autorizzati.
Una corretta gestione della documentazione rappresenta, per l’azienda, una reale opportunità di migliorare non solo l’efficienza individuale ma anche la produttività dell’intera struttura.
DOCWAY®: ORGANIZZAZIONE, EFFICIENZA E FLESSIBILITÁ
L’utilizzo della gestione documentale informatica è fondamentale per liberare spazio ed ottimizzare le fasi di ricerca all’interno del consistente patrimonio documentale aziendale. La gestione dei documenti cartacei presenta diverse sfide tra cui il problema dello spazio fisico necessario per la conservazione e il rischio di smarrimento o deterioramento nel tempo. L’implementazione di un sistema integrato di gestione dei documenti mette a disposizione sofisticati applicativi per una sicura archiviazione digitale, accesso e consultazione in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, con adeguati livelli di sicurezza. La gestione documentale informatica, attraverso l’utilizzo dei metadati e dell’impronta digitale del documento, migliora inoltre l’affidabilità legale delle informazioni del patrimonio documentale aziendale.
Grazie alla gestione documentale informatica si possono ottenere anche risparmi concreti e monetizzabili: dall’ottimizzazione dello spazio precedentemente occupato dagli archivi cartacei e conseguente riduzione dei costi di stampa e copia, all’ottimizzazione di interi processi aziendali. Grazie alla facilità e velocità di accesso ai documenti, i tempi di gestione, ricerca e consultazione vengono significativamente ridotti, garantendo all’azienda un vantaggio competitivo attraverso l’accelerazione dei processi di gestione.
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