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Le caratteristiche di DOCWAY®:
Archivio, Classificazione e Fascicolazione

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Il modulo per archiviazione, classificazione e fascicolazione informatica dei documenti di DOCWAY® è una soluzione completa che permette di ridurre al minimo il lavoro manuale e sfruttare appieno le potenzialità della classificazione e dell’archiviazione digitale.

DOCWAY® è in grado di gestire il sistema di classificazione dell’archivio informatico con una gerarchia multilivello, in cui cartelle, fascicoli e sottocartelle rappresentano competenze specifiche che si integrano perfettamente nelle macrofunzioni descritte ai livelli superiori. I titoli e le categorie del sistema di classificazione sono delineati in base alle principali funzioni e alla struttura dell’ente.

Il modulo per l’archiviazione informatica di DOCWAY® facilita la creazione dei fascicoli grazie alla distribuzione efficiente dei documenti in base ai responsabili delle pratiche, ottimizzando le competenze dei diversi settori di attività, e rendendo più fluide le pratiche burocratiche. I fascicoli possono essere distinti anche tra annuali e non annuali, a seconda della durata e della natura delle pratiche. 

In sintesi, Archivio, Classificazione e Fascicolazione di DOCWAY® consente:

Una personalizzazione dei fascicoli estremamente flessibile, grazie all'aggiunta di metadati personalizzati e alla possibilità di semplificare quelli predefiniti. Le maschere per l'inserimento, la ricerca e la visualizzazione dei fascicoli vengono generate automaticamente sia per quelli standard che per quelli personalizzati.
Di creare nuove tipologie di fascicoli e raccoglitori personalizzati aggiungendo metadati specifici ed semplificando quelli predefiniti. Le maschere per l'inserimento, la ricerca e la visualizzazione dei documenti personalizzati sono create automaticamente.
La gestione dei Fascicoli del Personale in modalità rapida e efficiente.
Di definire configurazioni specifiche per i repertori dell'archivio: modalità di numerazione (per anno, in sequenza o per intervallo di tempo), tipologia dei documenti associati, modalità di archiviazione dei fascicoli e possibilità di cancellazione (disponibile solo per repertori non associati al protocollo).
Di utilizzare la funzione "Voci di Indice", che crea un vocabolario specifico per una descrizione archivistica precisa; classe e titolo per una corretta classificazione ed archiviazione del documento; destinatari interni predefiniti ed eventualmente avvio automatico del workflow BPM se necessario.
Di gestire l'intero archivio in modo efficiente ed accurato, grazie al sistema multilivello del Titolario di Classificazione avanzato con opzioni gerarchiche o non gerarchiche condivise (folder).
Di assegnare in maniera autonoma copie complete dei fascicoli per condividere informazioni necessarie a più reparti.
Di mantenere uno storico completo delle operazioni effettuate sulla gestione del documento.
Di trasferire con facilità la proprietà di fascicoli e documenti da un utente all'altro (ad esempio durante il passaggio delle consegne).

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