La soluzione avanzata di 3D Informatica per la Gestione Documentale Integrata
DOCWAY® è una soluzione completa, configurabile e personalizzabile, basata su moduli integrati che permettono di gestire l'intero ciclo di vita documentale, e di supportare e automatizzare i processi interni verso l’esterno.
Seguendo le moderne pratiche archivistiche e le nuove regole tecniche, DOCWAY® offre un approccio funzionale che supera i soli requisiti normativi per le applicazioni di protocollo.
Grazie all’aggiunta di importanti funzionalità, come la personalizzazione dei metadati per documenti, raccoglitori e fascicoli, il sistema documentale si sviluppa e si arricchisce. La nostra soluzione consente di gestire, inoltre, tutti i documenti in modo efficiente e intuitivo, fornendo una base solida per la Gestione Documentale Integrata.
DOCWAY® rende più semplice ed efficiente la Gestione Documentale Integrata
Modulo per la gestione documentale e dei flussi operativi: funzionalità innovative e creative per semplificare la gestione dei documenti rendendola più efficiente e organizzata.
Tramite il monitoraggio continuo di tutte le operazioni effettuate su un documento o un fascicolo, nonché la gestione degli stati del documento, sono assicurati i più alti livelli di sicurezza e accessibilità. L’eventuale cancellazione accidentale di un documento – nei soli casi di documenti cancellabili – può essere risolta tramite un pratico cestino che consente di ripristinare rapidamente i documenti necessari.
Il sistema, inoltre, offre svariate opzioni per la gestione dei flussi operativi e un’efficace distribuzione dei documenti (RPA, CC, OP-Incaricato, CDS), permettendo di destinare ogni documento al responsabile di un ufficio, a una singola persona, a un intero team di un ufficio, a un gruppo di utenti o a un ruolo definito. La delega di accesso consente agli utenti di accedere utilizzando i diritti e le credenziali delle persone interne che li hanno designati, tenendo traccia delle operazioni eseguite.
Notifiche automatiche vengono inviate via email alle persone incaricate di un documento in tutte le fasi della sua elaborazione. Il sistema è in grado di gestire con efficacia il ricevimento dei documenti chiedendo una conferma di accettazione da parte della persona assegnata nel momento dell’attribuzione. Questo può essere operato sia per un singolo individuo che per un ruolo predefinito.
Inoltre, è prevista la possibilità di assegnare contemporaneamente documenti scelti a utenti che appartengono a diverse AOO. Il sistema è infatti in grado di monitorare diverse versioni del documento e regolare l’accesso ai file in fase di modifica da parte di più utenti (check-in/check-out), facilitando il lavoro collaborativo nell’utilizzo dei documenti condivisi. Infine, il sistema assicura l’aggiornamento del checksum per ogni nuova versione del file e consente la consultazione delle versioni passate dei file da parte dei soli utenti autorizzati.
Funzionalità aggiuntive offerte da DOCWAY® per la gestione documentale e dei flussi operativi
- Personalizzazione delle tipologie standard dei documenti (Arrivo, Partenza, Interno, Non Protocollato), con l’aggiunta dei metadati personalizzati.
- Personalizzazione di nuove tipologie di documenti con l’aggiunta dei metadati personalizzati e semplificando quelli predefiniti. Il sistema genera automaticamente maschere per l’inserimento, la ricerca e la visualizzazione dei documenti personalizzati.
- Definizione delle tipologie consentite degli allegati informatici (ad esempio DOC, PDF, ZIP, EML ecc.) durante la registrazione del documento.
- Caricamento automatico dei file ZIP con estrazione automatica dei singoli file, verificando solo i formati ammissibili.
- Creazione automatica dei documenti utilizzando la semplice funzione drag&drop.
- Pubblicazione dei documenti sul portale Albo online o nel sistema Trasparenza utilizzando un efficiente servizio web o il modulo DOCWAY® Data Tools.
- Strumenti avanzati per generare report dettagliati con possibilità di esportare solo i dati desiderati in formato CSV e memorizzare i report configurati direttamente sulla scrivania degli utenti.
Modulo per il protocollo informatico: una gestione semplice, efficiente e sicura.
Il modulo per il protocollo informatico di DOCWAY® si occupa della gestione del flusso documentale per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO), seguendo regole tecniche e normative precise. Il sistema è infatti conforme alle Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell’Ente Parco digitale di cui al D.Lgs n. 82/2005 approvate con D.P.C.M. 3 dicembre e al Testo Unico sulla documentazione amministrativa approvato con D.P.R. 445/2000.
Il modulo di DOCWAY® genera automaticamente il registro di protocollo e la sua repertoriazione, assegnando a ciascun documento un numero e una data di registrazione. Inoltre, offre un titolario di classificazione unificato per la corretta formazione dell’archivio, gestisce gli archivi fisici e logici, utilizzando una serie di risorse archivistiche informatiche come fascicoli, raccoglitori, piani di classificazione, funzionalità applicative di gestione documentale, protocollo e archivio, piattaforma documentale, PEC, posta elettronica ordinaria e cooperazione applicativa tra Pubbliche Amministrazioni.
Il sistema di gestione del Protocollo Informatico di DOCWAY® consente inoltre:
- La gestione completa di tutti i tipi di protocollo, inclusi Arrivo, Partenza, Interno e Riservato, con la possibilità di creare repertori archivistici per ogni tipo di protocollo e registrare automaticamente i file ricevuti tramite procedure conformi alla Circolare Agid n. 60 del 23/01/2013.
- La protocollazione differita per i documenti in arrivo e l’utilizzo di un calendario specifico con notifiche di scadenza.
- Il controllo automatico della verifica di registrazione del documento da parte di un altro utente ed un sistema di notifiche a schermo in caso di documenti duplicati.
- La personalizzazione della segnatura dei documenti registrati con la possibilità di scegliere i dati da stampare come protocollo/fascicolazione o codice a barre. Nei file PDF/A, a garanzia dell’autenticità del documento, viene applicato automaticamente il watermark di segnatura.
- La gestione efficace dell’interoperabilità tra sistemi di Protocollo Informatico attraverso l’invio firmato dei documenti in formato XML tramite posta certificata, con gestione automatica delle ricevute di ritorno in linea con la protocollazione dei documenti ricevuti da altri enti pubblici. Inoltre, DOCWAY® permette di inviare contemporaneamente la stessa email e PEC a più destinatari mantenendo la creazione del file XML.
- La registrazione accurata dei metadati dei documenti sottoposti a protocollazione secondo le normative tecniche in materia di attribuzione univoca del protocollo AOO. Questa registrazione comprende tutti i metadati richiesti inclusi quelli obbligatori che sono immutabili insieme al calcolo dell’impronta del documento.
- La protocollazione efficiente e veloce di grandi quantità di documenti.
- La possibilità di protocollare un documento partendo da una versione già presente nell’archivio e non precedentemente protocollata.
- La creazione automatizzata del registro giornaliero del protocollo, pronto per essere inviato a norma per la conservazione adeguata.
- L’uso facile ed efficiente dello scanner, collegato direttamente al computer dell’utente grazie all’interfaccia TWAIN. Questo permette l’acquisizione ottica dei documenti cartacei tramite un plug-in dedicato. Le immagini acquisite possono essere convertite automaticamente in formato PDF/A.
- La possibilità di acquisizioni rapide, utilizzando tecnologie come segnatura, codice a barre o QrCode, che associano automaticamente i documenti al registro di protocollo.
- Il riconoscimento ottico delle immagini, che consente una ricerca full-text sul contenuto acquisito.
- L’accesso, in caso di emergenza, al registro virtuale su postazione client indipendente fornita su CD-ROM, senza necessità di duplicazioni nel sistema online.
- La trasmissione semplice dei documenti ad altri uffici o persone appartenenti ad altre Amministrazioni o Entità garantendo una gestione automatica dell’interoperabilità tra sistemi diversi.
DOCWAY® 2024: caratteristiche principali
Il modulo per archiviazione, classificazione e fascicolazione informatica dei documenti di DOCWAY® è una soluzione completa che permette di ridurre al minimo il lavoro manuale e sfruttare appieno le potenzialità della classificazione e dell’archiviazione digitale.
Il modulo per l’archiviazione informatica di DOCWAY® facilita la creazione dei fascicoli grazie alla distribuzione efficiente dei documenti, applicando una gerarchia multilivello al sistema di classificazione dell’archivio informatico.
Il cuore pulsante del sistema DOCWAY® è il modulo di profilazione e anagrafiche (ACL), che offre un controllo completo su tutte le funzionalità del sistema.
Integrabile con i sistemi di autenticazione dell’Ente, l’ACL svolge un ruolo fondamentale nel controllo degli accessi da parte degli utenti del sistema, e nell’assicurare il rispetto delle regole dell’Ente nell’utilizzo del sistema di gestione documentale e di protocollo informatico.
Il modulo di gestione della fatturazione elettronica di DOCWAY® è stato appositamente progettato per soddisfare le esigenze delle Pubbliche Amministrazioni e dei loro Fornitori, mettendo a disposizione una soluzione completa per avere sempre sotto controllo l’intero ciclo di gestione del documento.
Il Modulo di DOCWAY® per la firma digitale e elettronica assicura il pieno rispetto delle norme e dei regolamenti vigenti, offrendo diverse opzioni tramite la nuova funzionalità “Gestione Libro Firma”.
Sono inoltre allo studio nuove funzionalità di firma grafometrica su un supporto in formato A4.
L’archiviatore automatico di DOCWAY® non è solo un semplice complemento al sistema di posta elettronica esistente, ma una risorsa fondamentale per l’archiviazione e la gestione dei documenti.
La sua funzione principale è monitorare le caselle di posta elettronica e PEC dell’azienda, registrando automaticamente le email in arrivo e gli allegati digitali.
3D Informatica è specializzata nell’utilizzo di componenti applicative Open Source altamente rinomate nel mercato. Un esempio è l’impiego di BONITA BPM, in grado di creare un collegamento completo tra il sistema documentale e la gestione dei flussi del documento.
La peculiarità distintiva di DOCWAY® che lo rende unico nel panorama dei sistemi di gestione documentale è la sua straordinaria capacità di fornire strumenti di ricerca sofisticati e potenti, che permettono la ricerca di ogni ogni documento in modo rapido e intuitivo.
BRIDGE è un modulo software innovativo per la preservazione digitale dei documenti, focalizzato sulla conservazione sostitutiva.
Come indica il suo stesso nome, BRIDGE funziona come un “ponte” tra i sistemi di gestione documentale e i sistemi di conservazione: tramite connettori speciali è infatti in grado di gestire diverse fonti documentali e sistemi di conservazione.
Interfaccia utente
L’interfaccia utente di DOCWAY® è progettata per essere protagonista su ogni dispositivo, desktop, tablet o mobile: grazie alla modalità all control di tipo responsive, si adatta automaticamente a qualsiasi dispositivo utilizzato.
Questa interfaccia multidimensionale è facile da utilizzare e armonizza tutti gli elementi del sistema, offrendo un’esperienza intuitiva che consente all’utente di tenere tutto sotto controllo con un solo sguardo.
Inoltre, l’interfaccia di DOCWAY®, che già supporta multiple lingue, può essere ulteriormente personalizzata tramite fogli di stile specifici in base alle esigenze del cliente.
Open Data
DOCWAY® presenta un sofisticato modulo di importazione/esportazione di oggetti in formato open XML.
Il modulo è stato appositamente progettato per operare in modo indipendente, offrendo una vasta gamma di opzioni di elaborazione dei documenti grazie ad una configurazione dettagliata e puntuale.
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