3D Informatica Srl: 35 anni di gestione documentale
3D Informatica Srl è una società che opera da 35 anni nell’ambito della gestione documentale.
La gestione documentale è intesa come gestione di qualsiasi tipologia di documento quindi anche di fotografie.
L’azienda gestisce archivi di diversa tipologia come, ad esempio, archivi di associazioni che gestiscono foto e archivi di marchi e brevetti.
Sono stati sviluppati diversi moduli per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali di Enti di qualsiasi dimensione, dell’invio in conservazione a norma su sistemi di conservazione accreditati e di cataloghi di Beni culturali.
I produttori di software si ispirano a diversi principi e possono offrire diversi servizi; la gestione di un archivio fotografico personale o di un ente presuppone sempre più l’importanza del software che c’è alla base il quale deve offrire tutti i supporti necessari per questa gestione.
Nel suo lavoro, 3D Informatica si ispira all’archivistica, per questo motivo in azienda sono presenti diverse figure di archivisti.
Ci si è resi conto che i sistemi sviluppati si basano sempre più sulla scienza archivistica e ciò rappresenta il punto di forza dell’azienda perché questa scienza è alla base di qualsiasi sistema informatizzato e digitale che gestisce documenti di qualsiasi tipo.
Esistono altri fattori che ispirano il lavoro dell’azienda come la flessibilità e l’integrazione dei sistemi, ciò è sempre più necessario in un mondo in cui si producono documenti quotidianamente e in maniera esponenziale.
Questo è stato notato particolarmente nei clienti, i cui volumi dei documenti prodotti sono aumentati incredibilmente nell’arco di pochissimi anni.
Anche scattare fotografie è diventato ormai molto facile tramite i propri smartphone e anch’esse possono costituire, in un secondo tempo, documenti da archiviare.
Quindi c’è maggiore necessità di avere sistemi flessibili, adattabili ed integrabili.
L’azienda si occupa sia di piccoli archivi sia di grandi, perciò deve avere sistemi scalabili e dunque meno costosi che possano garantire una corretta gestione di qualsiasi tipologia di archivio.
Esigenze a cui deve rispondere un attuale sistema informatico per la gestione di archivi
Oggi un sistema informatico per la gestione di archivi deve rispondere a diverse esigenze come il volume dei dati, le operazioni sui dati, la facilità di utilizzo, i bassi costi dei servizi, la sicurezza e l’integrità dei dati e l’evoluzione tramite diverse tecnologie.
Un sistema deve saper gestire molteplici tipologie documentali (ad esempio fatture e certificati medici in formato XML, fotografie, scansioni, PDF, PDF firmati, PEC ecc.) e differenti formati, quindi deve saper gestire file in formato DWG, TIFF, PDF e altri formati di tipo testuale.
Ormai qualsiasi sistema produce un documento o un media che deve essere gestito, conservato quindi archiviato, memorizzato oppure scartato.
Archiviare non significa semplicemente conservare ma significa anche ritrovare le informazioni che sono all’interno degli archivi, come, ad esempio, l’autore di una fotografia, la data di scatto o le informazioni contenute in un determinato documento.
Dunque è fondamentale che un sistema permetta di registrare metadati, di indicizzare il contenuto dei documenti, di eseguire ricerche sui documenti e di poterli condividere.
Inoltre si ha sempre più la necessità di utilizzare in modo semplice questi sistemi ovunque siamo, quindi sul Web, e su qualsiasi tipo di strumento (ad esempio Smartphone, tablet, computer, ecc.).
Da un lato si richiede a questi sistemi di poter offrire innumerevoli funzionalità, dall’altra si richiede flessibilità al fine di mantenere basso il costo dello sviluppo dei software di gestione documentale.
E’ importante anche la sicurezza e l’integrità dei dati che devono essere al sicuro e non devono essere consultati da chi non ha il permesso e da chi vorrebbe utilizzarli in maniera fraudolenta.
Bisogna considerare anche un’evoluzione continua delle tecnologie, sia a livello di framework di sviluppo sia a livello di condivisione dei dati e di memorizzazione (ad esempio servizi Cloud, SaaS, ecc.).
Da ciò ne deriva che all’aumento esponenziale del volume dei dati, aumentano anche le performance di questi sistemi.
DocWay5: La proposta software di 3D Informatica per la gestione documentale
La proposta software di 3D Informatica per la gestione documentale è rappresentata da DocWay5, un prodotto già esistente nella versione 4, che sta avendo una forte evoluzione che terminerà a fine anno 2020.
Si tratta di un sistema documentale che mantiene le regole archivistiche (organizzazione, descrizione, aggregazione, condivisione di documenti).
Esso offre un tipo di gestione documentale personalizzata semplificata, infatti quando si ha necessità di descrivere un qualsiasi oggetto o documento (ad esempio una fotografia, un elaborato tecnico o una bolletta) il software permette all’utente di creare le sue interfacce con i suoi metadati, in una modalità estremamente facile e poco costosa.
Questo fa sì che il sistema possa essere utilizzato per archiviare qualsiasi tipologia documentale in una modalità molto semplice, in quanto è l’utente stesso che, operando con il formato XML, può andare a creare queste sue interfacce di inserimento e di ricerca dei metadati.
Questo fa sì che il costo di gestione e di sviluppo di questi sistemi sia molto più basso e permetta al software di essere utilizzato in qualsiasi tipologia di ente, dal più piccolo (archivio personale) al più grande.
A basso livello è posto uno storage server o media server che serve per archiviare qualsiasi formato di file, media, video o foto, il quale viene registrato sul server, vengono estratti automaticamente i suoi metadati e viene fatta la sua rendition in PDF/A.
Oltre al file convertito in altri formati, viene mantenuto il file originale e i metadati che vengono estratti in automatico dal file logging, inoltre è possibile aggiungere dei tag che consentono poi di ricercare il file nel sistema.
I metadati sono indispensabili al fine di tracciare le principali operazioni eseguite.
Ad alto livello c’è l’applicativo che permette di creare in automatico le interfacce di registrazione dei metadati tramite formato XML.
L’interfaccia utente è un applicativo web responsive e modulare che consente tramite questi tool amministrativi e un wizard di configurazione di personalizzare la propria registrazione e la propria esperienza di utilizzo.
Questa registrazione, con i metadati inseriti fin da subito nel sistema corrente, renderà più facile tutta la gestione successiva e permetterà di definire quale sarà il ciclo di vita del documento nel tempo.
Un altro concetto interessante è l’integrazione con tutte le sorgenti documentali; infatti ciò che serve in questi sistemi è ottenere, mantenendo basso il costo, una migrazione semplificata dei documenti da un sistema all’altro e l’integrazione, ad esempio, di email e PEC in maniera totalmente automatizzata.
L’utente può configurare all’interno del sistema le sue caselle e sarà presente una gestione automatica di queste registrazioni, anche in questo caso con l’esportazione automatizzata dei metadati, in modo tale da diminuire il tempo di data entry relativo a ciò che viene registrato.
DocWay5: La gestione dei documenti e dei fascicoli
I metadati possono essere gestiti sia a livello di documento sia a livello di fascicolo, ciò significa, ad esempio, che tramite questo sistema basato su XML è possibile creare qualsiasi fascicolo con metadati particolari.
In fase di inserimento di un elaborato tecnico viene richiesto di includere diversi dati inerenti al documento e la relativa scadenza, mentre in fase in inserimento del fascicolo del cliente vengono richiesti i dati del cliente e i dati dell’esito dell’istruttoria.
Un fattore importante da evidenziare è che oltre alla funzione di registrazione viene offerta anche la funzione di ricerca.
DocWay5: La visualizzazione dei documenti
L’elenco dei documenti, tramite lo storage server collocato a basso livello, permette di avere la preview del file in formato .PDF e ciò consente di visualizzare i dati immediatamente, per esempio “sbustando” i file firmati. E’ importante sottolineare che a basso livello verrà comunque mantenuto il file originale.
All’interno di DocWay5 è integrato un sistema di Audit che garantisce l’integrità del sistema e il fatto che vengano mappate tutte le operazioni a basso livello.
La crittografia e l’hash su cui è basato il sistema permettono un alto livello di sicurezza e il fatto che i dati non vengano manomessi in maniera fraudolenta.
Viene data una notevole importanza alle ricerche quindi all’indicizzazione completa di tutto ciò che viene inserito; in particolare la ricerca può essere fatta sia sui metadati sia sul contenuto dei documenti.
Inoltre è rivolta grande attenzione alle performance, alla scalabilità e all’alta affidabilità, tutte ottenute grazie a numerose ricerche che sono state svolte dall’azienda, al fine di trovare principi che permettano di gestire sistemi sempre più performanti a livello di ricerca, di indicizzazione e di memorizzazione del dato e che siano utilizzabili sia dal piccolo ente sia dal grande.
DocWay5: La ricerca dei documenti
L’interfaccia di ricerca può essere personalizzata, si ha la possibilità di utilizzare filtri di aggregazione sulla base di tag e parole chiave e in aggiunta si hanno anche a disposizione strumenti di monitoraggio e statistica.
DocWay5: Conclusioni
In conclusione DocWay5 si pone attualmente come interessante software di gestione documentale in grado di garantire la corretta archiviazione, la memorizzazione e la ricerca dei documenti mantenendo bassi i costi di fruizione e di sviluppo e alte le performance, la scalabilità, l’affidabilità e l’integrità.
