La conservazione digitale – 3DI School

Cosa significa conservazione digitale

La conservazione digitale è il complesso di attività volte a garantire la durata nel tempo e la conservazione delle informazioni in formato digitale. E’ definita come tale solo quando è a lungo termine e sicura da eventuali errori di conservazione per eventuali recuperi delle stesse informazioni per tutto il periodo in cui l’informazione è conservata.

Fonte: Wikipedia

Come funziona la conservazione digitale

La conservazione digitale consiste nel sostituire i documenti cartacei in uguali documenti ma in formato digitale. Il loro valore legale è dato dalla forma, dal contenuto e dal tempo ed è testimoniata da due elementi fondamentali del processo:

1. La firma digitale, cioé la firma elettronica che si applica ai documenti informatici;
2. La marca temporale, cioé una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario in cui è avvenuto l’evento.

Questi permettono di mantenere invariati nel tempo:

• L’immodificabilità;
• L’autenticità;
• La reperibilità;
• Il valore legale;
• La sicurezza;
• La leggibilità;
• L’integrità.

Quando fare la conservazione digitale

La conservazione digitale è obbligatoria in ambito di pubblica amministrazione, firma digitale e gestione dei documenti aziendali.

• Pubblica amministrazione: Secondo il Codice dell’amministrazione digitale, tutte le pubbliche amministrazioni devono avere un sistema di conservazione. L’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) aggiunge che esso deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Il sistema di conservazione deve esplicitare cosa viene conservato, rispettare le norme di creazione dei documenti informatici, assicurare tutte le misure di sicurezza, gestire i pacchetti informatici, definire i soggetti coinvolti e adottare un manuale di conservazione digitale.
• Fatture elettroniche: Devono essere conservate digitalmente e secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Conservazione digitale a norma di legge

Il Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 regolamenta la conservazione digitale a norma dei documenti informatici in particolare quelli della Pubblica Amministrazione.

Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di conservare tutti i documenti del proprio archivio, questo perché, secondo il Codice dei Beni Culturali (Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42), l’archivio è visto come bene culturale e non può essere distrutto, smembrato, deteriorato, danneggiato o scartato. E’ il Ministero dei Beni Culturali che autorizza o nega eventuali spostamenti, smembramenti o scarti.
Tra i documenti digitali più conosciuti ci sono le fatture elettroniche ed il registro giornaliero di protocollo di cui sono stati forniti i rispettivi strumenti normativi per gestirli e conservarli in una maniera corretta.

Conservazione digitale PEC

Le PEC sono comunicazioni informatiche che soddisfano il requisito della forma scritta e, a tutti gli effetti di legge, sono equivalenti alle lettere e sottoposte ai medesimi obblighi.

Secondo gli articoli 2214 e 2200 del Codice Civile, la corrispondenza rilevante per il business, quali i messaggi di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale, deve essere conservata per 10 anni.

L’obbligo di conservazione se non rispettato, può comportare responsabilità personali a carico del titolare della micro e piccola impresa e del rappresentante legale e/o del consiglio di amministrazione nelle imprese medie e grandi.

Per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni, l’obbligo deriva dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).

Per i professionisti e per l’imprese, qualora le PEC abbiano contenuti a rilevanza fiscale, l’obbligo di conservazione delle PEC è sancito dal DMEF 17/6/2014.

Conservazione digitale – Vantaggi e svantaggi

Vantaggi:

1. Risparmio di spazio fisico: In passato si utilizzavano diversi metri quadrati di spazio per archiviare i documenti cartacei, ora le aziende possono risparmiare molto.
2. Accessibilità dei dati: Con la dematerializzazione è possibile ora condividere file istantaneamente in tutto il mondo tramite Internet. Diverse persone di una stessa azienda possono accedere agli stessi documenti online e svolgere attività coordinate a distanza, questo permette di risparmiare i costi dei viaggi e il tempo.
3. Tracciabilità dei documenti: Si perde meno tempo a cercare i dati di cui si ha necessità. I software DMS offrono infatti la possibilità di memorizzare e classificare i documenti in base alla categoria e ad altri parametri di classificazione, rendendo la ricerca più fluida e immediata. Si riducono i tempi di elaborazione e si garantisce la tracciabilità dei documenti, permettendo di risalire, tramite la cronologia, a chi ha compiuto una determinata azione e in quale momento.
4. Archivio digitale con valore giuridico: La dematerializzazione dei documenti contabili facilita l’elaborazione dei dati a distanza. E’ possibile archiviare i documenti acquisiti come file digitali per l’archiviazione, utilizzando strumenti quali un archivio digitale (per la protezione dei dati e il conferimento del rispettivo valore legale) e la firma elettronica dei documenti.
5. Fattore ecologico: La gestione dei documenti in maniera digitale consente di consumare meno risorse fisiche e risparmiare carta. Con la dematerializzazione verranno stampati meno documenti e si consumerà meno inchiostro consentendo di rispettare maggiormente l’ambiente.

Svantaggi:

1. Investimento economico: Il passaggio delle aziende dalla gestione dei documenti cartacei a quella digitale comporta diversi costi tecnici, di manutenzione, di hosting, ecc., per questo è necessario effettuare un’analisi tecnica dei mezzi.
2. Formazione personale: Molte persone abituate a gestire i documenti cartacei spesso hanno paura di modificare le loro abitudine e non hanno una buona conoscenza delle nuove tecnologie. Per questa ragione è consigliato mettere in atto un piano di formazione che permetta loro di imparare a gestire i documenti digitali in modo più immediato e flessibile.
3. Protezione dati: Secondo il GDPR i dati devono essere archiviati in modo anonimo e mantenendo un alto livello di riservatezza e protezione dei dati. E’ poi necessario garantire una corretta gestione dei diritti degli utenti per proteggersi da eventuali attacchi informatici e frodi.
4. Backup frequenti: Per agevolare la conservazione digitale e ridurre il problema della perdita dei documenti è necessario effettuare backup frequenti all’interno delle varie organizzazioni.