Supportiamo la Pubblica Amministrazione nel processo di transizione digitale e nel miglioramento delle relazioni con cittadini ed imprese
L'importanza della gestione documentale e il ruolo del protocollo informatico sono temi cruciali per qualsiasi Pubblica Amministrazione e parte fondamentale dell’ormai avviato percorso di trasformazione digitale.
Quando si tratta di scegliere il software di protocollo informatico e gestione documentale adatto alle esigenze della Pubblica Amministrazione, scegliere un partner affidabile e competente è più che mai fondamentale. Questo strumento può infatti trasformare radicalmente la gestione documentale, semplificando i processi e migliorando l’efficienza e la sicurezza dell’intera attività.
Una corretta gestione digitalizzata della documentazione garantisce, infatti, rispondenza agli obiettivi di efficienza, trasparenza e sostenibilità indicati dall’Agenda Digitale Europea e definiti e uniformati dall’AgID attraverso le “Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
3D Informatica si è specializzata nell'ambito della Pubblica Amministrazione lavorando in stretta collaborazione con essa per comprenderne appieno tutti gli aspetti burocratici e organizzativi.
Questo approccio ha portato allo sviluppo di un sistema di gestione documentale e protocollo informatico che soddisfa completamente la normativa e le esigenze delle pubbliche amministrazioni con i più alti livelli di servizio. Il nostro sistema, chiamato DOCWAY® è infatti incluso nel Catalogo dei servizi Cloud per la PA ed è costantemente aggiornato alle normative vigenti.
DOCWAY® è il sistema di gestione documentale e protocollo informatico messo a riuso dall’Agenzia delle Entrate Riscossione.
Con un’architettura modulare, DOCWAY® è progettato per gestire grandi quantità di dati e offrire la flessibilità necessaria per adattarsi anche in caso di grandi variazioni dei flussi documentali.
Infine DOCWAY® non dipende da software proprietario, ma si integra perfettamente con i seguenti Open Source: MongoDB, ElasticSearch e Bonita BPM.
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Un modello di sviluppo di soluzioni informatiche innovativo, basato sulle esigenze delle Pubbliche Amministrazioni
Il nostro modello di riferimento per lo sviluppo di soluzioni destinate alla Pubblica Amministrazione è altamente innovativo. Secondo tale modello, l’archivio di un’Amministrazione, organizzato in diversi archivi fisici o logici, è considerato come unico e deve garantire la completa gestione e organizzazione dell’intero flusso di produzione documentale.
Questo modello di sistema integrato consente di gestire con efficacia e efficienza i collegamenti tra i documenti e la loro organizzazione all’interno dell’archivio, inclusa la classificazione, i repertori, i fascicoli e la conservazione ordinata e duratura di tutti i documenti informatici.
Requisiti tecnici e funzionali di altissimo livello, nel pieno rispetto di standard e normativa
Per garantire l’organizzazione dei documenti in fascicoli e la loro classificazione in base al Titolario di Archivio, vengono seguiti gli standard ISO legati al record management, come ISO 15489 e ISO 16175, oltre alle linee guida MoReq dell’Unione Europea (Model Requirements for the Management of Electronic Records).
I metadati sono gestiti in conformità alle direttive dell’ISO 23081, con particolare attenzione all’autenticità, alla sicurezza, all’integrità e alla fruibilità dei documenti amministrativi gestiti. Grazie alla possibilità di registrare i record documentali nel formato XML/JSON, siamo in grado di configurare i metadati descrittivi in modo estremamente flessibile, garantendo la gestione di tutte le categorie richieste dallo standard di legge.
Dal 2011 AVEPA utilizza DOCWAY® per la gestione documentale e del sistema di protocollo a norma.
L’Agenzia veneta per i pagamenti (AVEPA) è un ente strumentale istituito dalla Regione Veneto per svolgere funzioni di organismo pagatore regionale (OPR) degli aiuti, dei premi e dei contributi nel settore agricolo. Negli anni le competenze dell’ente sono cresciute e si sono diversificate, assorbendo una serie di deleghe regionali.
Grazie all’introduzione della soluzione gestionale di 3d Informatica, AVEPA ha adattato con successo tutti i suoi applicativi per supportare lo SPID, il sistema pubblico di identità digitale. Inoltre il 70% dei documenti in uscita e il 40% dei documenti in entrata (tramite PEC) sono stati dematerializzati, così come le richieste relative al PSR.
L’accesso alla piattaforma digitale è garantito all’Agenzia delle Dogane e alla Guardia di Finanza. Inoltre, è stato implementato un sofisticato sistema di tracciamento dei metadati. Il patrimonio documentale generato è conservato con efficienza e sicurezza grazie alla collaborazione con PARER, il Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna.
Grazie al valore aggiunto offerto dalle soluzioni di 3D informatica, da sette anni AVEPA mantiene con orgoglio la certificazione ISO 27001.
DOCWAY®: UNA DELLE 5 BEST PRACTICE NELLA P.A.
La Commissione parlamentare di inchiesta sulla digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni e sugli investimenti nel settore delle tecnologie e delle comunicazioni, nella relazione intitolata “Le best practice: successo della digitalizzazione dove ci sono indicatori e misurazioni”, ha menzionato come caso di riguardo l’esperienza di AVEPA con 3D Informatica e l’efficientamento portato dall’implementazione di DOCWAY® all’interno dei sistemi dell’Ente.
La Commissione ha individuato come caratteristiche fondamentali la capacità di DOCWAY® di semplificare con efficienza la presentazione delle domande di aiuto e pagamento e di integrare tutti gli applicativi AVEPA con il protocollo informatico, automatizzando completamente la gestione documentale.
Il Direttore di AVEPA ha inoltre sottolineato come con l’introduzione di DOCWAY® il livello di efficienza di gestione e la qualità del servizio offerto siano radicalmente migliorati. Lo Sportello Automatico infatti, registra, classifica, assegna e organizza le domande in modo completamente automatizzato. Inoltre, è possibile programmare un differimento dei termini per gestire le code e i picchi di lavoro, in modo efficace e senza mai compromettere i tempi richiesti dalle aziende per la presentazione delle domande.
Queste caratteristiche hanno portato DOCWAY®, nel corso degli anni, a diventare il sistema di riferimento per la gestione documentale e del protocollo a norma per numerosi Enti e Istituzioni della Pubblica Amministrazione del nostro Paese e ad essere indicato come Best Practice di riguardo.
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