La soluzione di 3d Informatica per la gestione e l'amministrazione della formazione continua in medicina
Il Sistema per l’Educazione Continua in Medicina (ECM) è regolato da un accordo Stato-Regioni innovativo, noto come “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina” (rep. 101/CSR), approvato il 19 Aprile 2012. Il suo obiettivo principale è sorvegliare e supervisionare l’aggiornamento professionale degli operatori del settore sanitario. La gestione dell’intero processo avviene a livello regionale attraverso i Centri Regionali di Riferimento per l’ECM, che sono parte integrante del Sistema ECM Nazionale. Quest’ultimo fornisce linee guida e indirizzi comuni per garantire la coerenza e l’efficienza del sistema.
Il software di 3D Informatica offre tutte le funzionalità necessarie per gestire le complesse attività coinvolte nel sistema, coinvolgendo la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali. Grazie a un’unica piattaforma di accesso, il sistema permette una gestione integrata delle attività svolte dalla Segreteria ECM, semplificando i processi e facilitando la gestione dei documenti.
Basandosi su un solido archivio documentale, il software offre un ricco patrimonio informativo dettagliato su tutte le attività svolte, consentendo un rapido accesso alle informazioni sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.
L’applicazione si distingue per la sua straordinaria flessibilità: qualsiasi modifica apportata ai processi, ad esempio per via di aggiornamenti normativi, può essere facilmente adattata nel software esistente, consentendo una rapida ridefinizione dei flussi configurati.
Il sistema fornisce inoltre un supporto solido per valutare la qualità globale della formazione offerta e registra ogni comunicazione e attività tra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari, mappando i processi in modo impeccabile e garantendo un’elevata efficienza ed efficacia nella loro gestione.
Le principali caratteristiche di ECM sviluppate per rendere la gestione della formazione continua in medicina flessibile ed efficace.
Gestione dei Provider
Il sistema permette di gestire l’accreditamento provvisorio dei soggetti pubblici e privati desiderosi di diventare Provider per la Formazione Continua in Medicina. Il procedimento si svolge attraverso un iter strutturato, dove i richiedenti possono registrarsi, creare un account, compilare una domanda di accreditamento e presentarla alla Segreteria ECM.
Tutte le operazioni sono tracciate dal sistema, che calcola automaticamente le scadenze, informando gli utenti coinvolti, e la quota di iscrizione annuale, da versare per completare l’iter di accreditamento. Per garantire l’efficienza, la soluzione proposta è integrata con il sistema di pagamento regionale, che può così confermare il pagamento dell’iscrizione in maniera automatica.
Il software offre un’ampia gamma di funzioni di monitoraggio e controllo. I procedimenti sono salvati come unità informative in formato XML, consentendo di ricercare e ricostruire esattamente il procedimento e il suo iter per ogni esigenza di verifica. È anche possibile effettuare la ricerca delle pratiche in base allo stato, avendo così un costante controllo sullo sviluppo delle attività.
Funzionalità per una gestione dei Provider ECM efficace e personalizzata
- Fascicolo del Provider: il sistema propone un fascicolo informatizzato che raccoglie la documentazione necessaria per l’accreditamento. Il fascicolo è attrezzato per contenere la documentazione fornita all’ECM e quella prodotta durante l’accreditamento dei singoli corsi. Il fascicolo è organizzato in diverse sezioni, tra cui i dati relativi al Provider e le informazioni sulle attività del Provider tra cui corsi organizzati, accreditamenti provvisori e standard.
- Anagrafica dei Provider: il sistema mette a disposizione una piattaforma che permette alla Segreteria ECM di interagire con i Provider. L’anagrafica è correlata alla gestione documentale, assicurando un’integrità delle informazioni del Provider in ogni documento.
- Bacheca personale del Provider: ogni Provider ha accesso a una bacheca personale dove può visualizzare i propri dati amministrativi, modificare la password, presentare la relazione annuale finale, controllare le fasi del procedimento di accreditamento, e inviare e ricevere comunicazioni di qualsiasi tipo con la Segreteria ECM.
Bacheca della Segreteria ECM: la Segreteria ECM ha a disposizione una bacheca di gestione che consente di monitorare i procedimenti di accreditamento e intervenire su di essi quando necessario. Questa funzionalità fornisce tutte le informazioni necessarie per la gestione degli accreditamenti.
Sistema documentale
Il sistema di gestione documentale di ECM raccoglie e organizza la documentazione creata durante lo svolgimento delle relative funzioni, consentendo un agevole accesso e controllo degli attuali procedimenti e della produzione di documenti, permettendo una conservazione ordinata ed efficiente. Il sistema fornisce un flusso di informazioni completo e facilmente riutilizzabile per gli operatori.
La creazione di un sistema documentale unico favorisce inoltre l’integrazione dei flussi di informazioni e la possibilità di recuperare e inserire nel sistema documenti di natura amministrativa e tecnica provenienti, se necessario, da altre applicazioni in uso nella Regione.
Il sistema documentale si integra infatti perfettamente con altri sistemi, come ad esempio il protocollo informatico e il sistema di conservazione sostitutiva della Regione, oppure i sistemi nazionali come l’anagrafe dei professionisti della salute.
Funzionalità per la gestione organizzata ed efficiente della documentazione ECM
- Fascicolo del professionista: è un registro archivistico informatizzato del professionista sanitario progettato per contenere la documentazione relativa alla formazione continua del professionista. Nel fascicolo convergono tutte le informazioni relative ai corsi di formazione svolti, i crediti acquisiti e la documentazione necessaria per lo svolgimento del processo di formazione. Queste informazioni, unitamente agli attestati di partecipazione ai corsi ECM, diventano documenti informatici validi a tutti gli effetti di legge tramite l’apposizione della firma digitale e il loro invio in conservazione in un sistema conforme alle normative. Gli attestati saranno automaticamente acquisiti dal sistema documentale e poi validati dai fornitori con l’apposizione di una firma digitale remota.
- Gestione degli Attestati di partecipazione: il sistema è in grado di gestire automaticamente la produzione degli attestati di partecipazione agli eventi formativi, basati su un file XML con i dati correlati, caricato dai fornitori nel sistema al termine degli eventi. Gli attestati, una volta generati, sono inviati al servizio di conservazione della Regione, ed . inseriti nel relativo fascicolo del professionista, per tracciare in maniera automatica il numero di crediti acquisiti annualmente.
- Invio in conservazione dei documenti e degli attestati: il sistema documentale è strettamente integrato con il sistema regionale di conservazione a norma dei documenti. Gli attestati di partecipazione ai corsi possono dunque essere inviati al servizio di conservazione in maniera del tutto automatica, garantendo la loro conservazione e integrità nel corso del tempo.
Eventi e progetti di formazione
Il sistema prevede la gestione di tutte le procedure di accreditamento degli eventi di formazione residenziale, sul campo e a distanza, da parte dei Provider accreditati dall’ECM.
La soluzione propone una modalità efficace di gestione di tutti gli aspetti necessari, dal pagamento della quota dovuta, alla generazione degli attestati di partecipazione dei professionisti, che vengono inseriti poi automaticamente nei loro fascicoli, contribuendo al calcolo dei crediti accumulati. Un algoritmo specifico calcola poi il numero di crediti maturati da ogni singolo evento, in base a parametri specifici.
I provider di nuova istituzione che hanno ricevuto un accreditamento provvisorio con tutoraggio possono inserire eventi, ma saranno accreditati dalla Segreteria ECM. Gli eventi possono invece essere accreditati direttamente dai provider che hanno un accreditamento di tipo Provvisorio o Standard.
Portale ECM
Il portale ECM svolge un ruolo fondamentale come riferimento e punto di accesso per le varie attività del Centro per l’Educazione Continua in Medicina. Con vari benefici per utenti interni ed esterni come la Segreteria ECM, i Provider, i Professionisti, e i Collegi Professionali, il portale offre accesso alla documentazione relativa all’ECM e alle sue funzioni, come le normative, le notizie, le FAQ. Inoltre, permette la registrazione nel sistema e l’accesso alle diverse procedure gestite, insieme ai manuali tecnici specifici.
Il portale costituisce anche un accesso al sistema documentale, alla visualizzazione delle attività ECM accreditate, all’Albo Regionale dei Provider ECM, e agli eventi formativi, facilitando la gestione e l’aggiornamento dell’Albo regionale dei Provider, che classifica i provider in base al tipo di accreditamento ricevuto. Questo aggiornamento avviene automaticamente ogni volta che un provider riceve l’accreditamento.
Controllo della qualità della formazione
Il Dossier Formativo viene introdotto come un importante strumento per il controllo della qualità della formazione fornita dai singoli professionisti e per il monitoraggio del raggiungimento dei loro obiettivi di formazione. Le informazioni riportate nel Dossier, connesse al Fascicolo del Professionista, permettono di delineare percorsi formativi completi, identificare eventuali aree di miglioramento e programmare adeguatamente il percorso formativo dei professionisti.
Gli Ordini professionali possono accedere ai fascicoli dei propri Professionisti per certificarne il percorso formativo, valutare la formazione ricevuta e attuare eventuali miglioramenti nel percorso formativo.
Vengono infine utilizzati questionari di gradimento somministrati ai professionisti coinvolti al termine dei corsi di formazione frequentati. Questi questionari, inseriti in una sezione dedicata del fascicolo dell’evento, forniscono alla Segreteria ECM un ulteriore strumento per il controllo e la valutazione della qualità della formazione erogata.
Anagrafica
Il sistema offre la possibilità di gestire diversi registri, tra cui quelli di Provider, Professionisti, Docenti, Garanti e di altri soggetti con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti. Questi registri possono essere modificati e visualizzati in base ai diritti dell’utente.
Le anagrafiche interagiscono strettamente con la gestione documentale, garantendo l’integrità e l’auto consistenza dei documenti. Alcuni campi descrittivi possono essere inseriti attraverso tabelle collegate che permettono l’inserimento di metadati particolari. Grazie alla sua versatilità, i registri possono essere integrati e riutilizzati in vari contesti.
Gestione organismi deliberativi e consuntivi ECM
Il sistema permette di gestire gli organismi consultivi e deliberativi dell’ECM. I membri possono accedere agli ordini del giorno, inviare comunicazioni su temi specifici e condividere documenti relativi a sedute e decisioni.
Il sistema offre anche la possibilità di gestire le eventuali violazioni dei Provider. In caso di inadempienze, il sistema consente di inviare ammonizioni, revocare gli accreditamenti in modo temporaneo o definitivo, e interrompere l’accreditamento degli eventi secondo le necessità.
Scopri di più sull'offerta di 3D Informatica per le Aziende Sanitarie pubbliche e private
La soluzione completa per la gestione delle informazioni relative alle Strutture Sanitarie, Socio-Sanitarie e Sociali
Contattaci
Chiedi consiglio ai nostri consulenti specializzati