Il modulo di DOCWAY® per la gestione efficiente della posta elettronica e posta elettronica certificata
La posta elettronica rappresenta non solo il mezzo più veloce per comunicare, ma anche una preziosa fonte di informazioni all'interno di un'azienda.
Spesso le email scambiate rimangono nella casella di posta dei dipendenti, creando un ricco deposito di conoscenze non organizzato.
Il modulo non deve essere considerato semplicemente come un’aggiunta al sistema di posta elettronica esistente, ma come una risorsa fondamentale per l’archiviazione e la gestione dei documenti. Il suo obiettivo principale è monitorare le caselle di posta aziendale e trasformare in “documenti” le email e gli allegati digitali, creando un archivio completo in base ai modelli definiti dall’utente.
Particolare attenzione è stata riservata alle modalità operative, allo scopo di migliorare la "conservazione digitale conforme" attraverso la gestione specifica dei formati digitali ammessi da DOCWAY®.
Ogni email o PEC viene trasformata in un documento autentico, immediatamente accessibile e correttamente registrato nell’Archivio.
Il documento può essere registrato come non protocollato o come bozza di documento in arrivo, oppure può essere automaticamente protocollato, se necessario. Inoltre, può essere archiviato, classificato, catalogato e assegnato all’interno dell’Organizzazione in modo automatico.
MSA mette a disposizione dell’utente:
- La gestione di un numero illimitato di caselle email per ogni Ente o AOO, Ufficio, Ruoli funzionali;
- La possibilità di definire il processo di archiviazione e distribuzione interna corrispondente per ciascuna casella email o PEC gestita dall’archiviatore;
- una console dedicata che consente di monitorare lo stato dei messaggi archiviati (modulo aggiuntivo) evidenziando l’esito dell’ultima esecuzione del processo di archiviazione e segnalando gli errori nel download dei singoli messaggi email o PEC suddivisi per casella di provenienza;
- il protocollo di autenticazione OAUTH 2.
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