ECM, acronimo di “Sistema per l’Educazione Continua in Medicina“, è un sistema che si pone come obiettivo il monitoraggio e il controllo dell’aggiornamento professionale degli operatori della sanità.
E’ disciplinato dall’Accordo Stato-Regioni del 19 Aprile 2012, “Nuovo sistema di Formazione Continua in Medicina”, (rep. 101/CSR).
Esso viene diretto e coordinato a livello regionale dai Centri Regionali di Riferimento per l’ECM, integrati a loro volta con il Sistema ECM Nazionale, il quale si occupa di fornire linee guida e indirizzi comuni.
Il software ideato da 3D Informatica è in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie per la gestione delle attività complesse svolte dagli attori che interagiscono con il sistema, ovvero la Segreteria regionale ECM, i Provider, i Professionisti, gli Ordini, i Collegi e le Associazioni Professionali.
Il sistema permette di gestire in maniera integrata tutte le attività svolte dalla Segreteria ECM, offrendo un unico punto di accesso ai procedimenti e ai documenti gestiti.
Il documentale, posto alla base del sistema, fornisce un bacino informativo completo e dettagliato su tutte le attività svolte, garantendo un rapido recupero delle informazioni disponibili sui Provider, sugli eventi organizzati e sui percorsi formativi dei singoli Professionisti.
L’applicativo è estremamente flessibile; ogni modifica effettuata sui procedimenti (per esempio a causa di eventuali adeguamenti normativi) potrà essere adattata in maniera estremamente semplice nel software già esistente, ridisegnando velocemente i flussi configurati.
Il sistema offre un valido supporto per valutare la qualità complessiva della formazione offerta.
Esso inoltre tiene traccia di ogni comunicazione e attività intercorsa fra i Provider, la Segreteria e i Professionisti Sanitari, mappando in modo certo i procedimenti e rendendo estremamente efficiente ed efficace la loro gestione.
Accreditamento provider
- Il sistema gestisce l’iter di accreditamento Provvisorio e Standard dei soggetti pubblici e privati che vogliono accreditarsi come Provider, per organizzare eventi relativi alla Formazione Continua in Medicina;
- L’accreditamento è un flusso di operazioni strutturate, per le quali ogni utente può effettuare le proprie attività, portando a completamento i processi nei quali è coinvolto;
- I soggetti richiedenti possono registrarsi, creare il proprio account, compilare la domanda di accreditamento, allegando la documentazione richiesta, e presentarla alla Segreteria ECM;
- Il sistema calcola in automatico le scadenze relative ai procedimenti di accreditamento, inviandone opportuna comunicazione agli attori coinvolti, e la quota di iscrizione annuale;
- La quota di iscrizione annuale deve essere corrisposta dal Provider per concludere l’iter di accreditamento, e per sbloccare l’accesso alle funzionalità di accreditamento degli eventi;
- La comunicazione relativa all’avvenuto pagamento viene recepita in maniera automatica dall’applicativo, il quale è integrato con il sistema di pagamento regionale;
- Il Provider riceve tramite il sistema notifiche relative a tutto l’iter di presentazione della propria domanda, e agli esiti della stessa, in base alle verifiche e alle approvazioni svolte dalla Segreteria ECM;
- Il sistema permette di evidenziare le varie fasi del procedimento di accreditamento, le scadenze previste e gli “stati” del Provider, collegando lo stesso alla documentazione prodotta (conservata nel sistema documentale) sia dai Provider sia dalla Segreteria ECM;
- Ogni procedimento viene salvato nel sistema come un’unità informativa in formato XML, in modo tale che il procedimento e il suo iter siano sempre ricercabili e ricostruibili, per qualsiasi esigenza di controllo e monitoraggio degli stessi;
- Sarà possibile ricercare le pratiche tramite un’ apposita maschera di ricerca, in base allo stato in cui si trovano, in modo da poter controllare in ogni momento lo sviluppo delle attività.
Accreditamento eventi
- I provider accreditati dall’ECM hanno la possibilità di accedere alle funzioni di gestione e di accreditamento degli eventi;
- Ogni tipologia di evento:
- Formazione Residenziale
- Formazione sul Campo
- Formazione a Distanza
ha il suo specifico flusso di accreditamento, gestito tramite apposite procedure sviluppate;
- Ogni accreditamento degli eventi termina con il pagamento della quota dovuta (calcolo e acquisizione automatica dei dati relativi al pagamento);
- In seguito allo svolgimento si ha la generazione degli Attestati di Partecipazione dei Professionisti partecipanti, che, originati sulla base del file XML del Co.Ge.A.P.S., e poi firmati digitalmente, vengono inseriti all’interno dei fascicoli dei Professionisti, incrementando il calcolo automatico dei crediti da questi maturati.
- Gli eventi saranno accreditati direttamente dai provider che hanno ricevuto un accreditamento di tipo Provvisorio (e successivamente un accreditamento di tipo Standard);
- I provider (di nuova istituzione) che hanno ricevuto un accreditamento di tipo provvisorio con tutoraggio avranno la possibilità di inserire gli eventi, ma gli stessi saranno accreditati dalla Segreteria ECM, che avrà a disposizione un apposito cruscotto dal quale controllare (e dal quale eventualmente modificare) l’iter di tutti gli eventi in accreditamento/accreditati/svolti/da svolgere;
- Sono utilizzati algoritmi specifici per il calcolo del numero dei crediti maturati da ogni singolo evento, in base agli specifici parametri inseriti per ogni specifico campo;
- I provider hanno accesso alle procedure di accreditamento delle diverse tipologie di eventi dalla propria area personale;
- Le tipologie proposte sono selezionate per ogni singolo provider sulla base di quanto dichiarato in fase di accreditamento;
- Lo stato di un evento è visibile e ricercabile in ogni fase del suo iter di accreditamento.
Anagrafiche e portale
- Il sistema permetterà di gestire le anagrafiche dei Provider, dei Professionisti, dei Docenti, dei Garanti e di tutti i soggetti con cui la Segreteria ECM intrattiene contatti; consentendo la modifica e la visualizzazione in base ai diritti dell’utente sulle stesse;
- L’anagrafica sviluppata è di tipo relazionale ed ogni entità è contrassegnata da un ID univoco;
- Le anagrafiche sono strettamente correlate con la gestione documentale: in ogni documento viene riportato, tramite un riferimento interno, l’intera anagrafica dell’interessato, così da mantenere una perfetta integrità e auto consistenza del documento;
- Eventuali campi descrittivi per soggetti particolari potranno essere inseriti senza problemi, grazie a tabelle collegate che permetteranno di inserire metadati particolari per la descrizione;
- Le anagrafiche potranno essere integrate e riutilizzate in contesti diversi, in particolare quelle relative ai professionisti, tenute rispettivamente dalla Regione ma anche da Ordini, Collegi e Associazioni professionali e quelle relative agli organizzatori di formazione;
- Il sistema permette di creare dei gruppi di anagrafiche, anche con tipologie di soggetti diversi, per l’invio di comunicazioni massive.